29. Oktober 2020 4 min lesen

Wie Archdesk Ihren Beschaffungsprozess rationalisiert?

 

Die Abwicklung des Einkaufs für ein Bauunternehmen kann eine Herausforderung sein: verschiedene Materialien, unterschiedliche Lieferanten, unterschiedliche Bedingungen der Zusammenarbeit und Zeit für Zahlungen. Erfahren Sie, wie die Archdesk-Beschaffungslösung Sie dabei unterstützen kann und Ihre Einkaufsbestellungen einfacher denn je macht!

Haben Sie sich schon einmal verloren gefühlt bei dem Versuch, Projekte in Ihrem Unternehmen mit unterschiedlichen Materialien von verschiedenen Lieferanten und unterschiedlichen Zahlungsbedingungen oder Konditionen zu verwalten? Wem ginge es nicht so? Deshalb möchten wir Ihnen heute eine der Lösungen aus unserer Baumanagement-Software vorstellen - Beschaffung - die helfen, die Aufträge in Ihrem Bauunternehmen ein für alle Mal zu organisieren.


Was sind die Vorteile der Beschaffungslösung von Archdesk?

Wichtigste Tatsache: Wenn Sie sich um den Beschaffungsprozess in Ihrem Unternehmen kümmern, erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Ausgaben. Mit der Verfolgung jedes Einkaufs ist es einfacher festzustellen, ob Ihr Unternehmen mit dem Projekt noch im Budget liegt. Auch die Aufteilung der Kosten in verschiedene Kategorien gibt Ihnen großartige Informationen darüber, wie viel für jede von ihnen ausgegeben wurde: Design oder Arbeit oder jede andere Kategorie, die Sie kontrollieren müssen. Die Kosten sind ein wesentliches Merkmal eines jeden Projekts, deshalb ist es so wichtig, sie auf die richtige Weise zu verfolgen.

Aber der Überblick über Budget und Ausgaben ist nicht der einzige Vorteil. Unser Baumanagement-Software unterstützt Sie bei der Dokumentation in Verbindung mit Einkaufsbestellungen. Nachdem zum Beispiel der Lieferant die Einkaufsrechnung geschickt hat, können Sie diese im System hinzufügen. Sie können dann alle Dokumente an einem Ort haben und jederzeit darauf zugreifen.


Wie funktioniert die Beschaffung in Archdesk?

Im Allgemeinen können Sie zwei Arten von Bestellungen haben:

1

Allgemeine Bestellungen die nicht auf ein bestimmtes Projekt bezogen sind. Dieser Typ kann vorteilhaft sein, wenn wir Materialien für das gesamte Unternehmen bestellen möchten und diese nicht für ein bestimmtes Projekt registrieren möchten.

2

Bestellungen für ein bestimmtes Projekt Hier haben wir auch die Möglichkeit, sie zu erstellen für: ganze Angebote, bestimmte Angebotsabschnitte oder bestimmte Positionen im Angebot. Alle diese Bestellungen erlauben es uns, die Ausgaben für das jeweilige Projekt besser zu verfolgen.

Egal welcher Typ, Bestellungen geben Ihnen detaillierte Informationen über den Auftrag: Lieferadresse, Name des Projekts, verantwortlicher Projektleiter und mehr. Die Informationen in der Bestellung können während des Bestellvorgangs angepasst werden Implementierungsprozess. Eine praktische Funktion möchten wir jedoch erwähnen. Zu jeder Bestellung können Sie AGBs hinzufügen. Wenn Sie zum Beispiel 15 Tage Zeit haben, um Ihren Lieferanten zu bezahlen, können Sie dies im System hinzufügen. Dank dessen verlieren Sie nicht die Kontrolle über Fristen und spezifische Vereinbarungen mit jedem Lieferanten.


Genehmigungsverfahren

In der erweiterten Ansicht der Bestellung finden Sie eine weitere nützliche Funktion - ein Genehmigungsverfahren. Im einfachsten Fall besteht sie aus:

  • Annahme des Bestellungsentwurfs
  • Freigabe des Lieferanten
  • Annahme der Lieferung
  • Letzter Abgleich

Wichtig ist die Tatsache, dass der Prozess der Freigabe kann leicht angepasst werden je nach Ihren Bedürfnissen. Wir können zum Beispiel festlegen, dass Bestellungen über 20.000 £ vom Leiter einer Abteilung akzeptiert werden müssen oder dass die Rechtsabteilung eine der Stufen genehmigen muss.


Dashboard

Alle Einkäufe können in einem Dashboard. Es zeigt uns, in welchem Stadium sich unser Auftrag befindet, wer ihn erstellt hat, unter welchem Projekt und welchen Wert er hat. Außer den Aufträgen, die abgeschlossen werden müssen, zeigt uns das System auch ein Dashboard mit Aufträgen, die bereit für die Rechnungsstellung sind. Dort können Sie Aufträge sehen, bei denen der Rechnungswert nicht dem Einkaufswert entspricht. Solche Informationen sind vor allem für die Buchhaltungsabteilung nützlich, da sie ihre mit der Rechnungsstellung verbundenen Prozesse beschleunigen können.


Budgetkontrolle

Wie bereits erwähnt, unterstützt der Beschaffungsprozess unsere Kunden dabei, Ausgaben richtig zu verarbeiten und die Budgetkontrolle zu behalten. Archdesk ermöglicht es Ihnen, Ihr Ausgabenbudget automatisch auf einer übergeordneten Makroperspektive, z. B. Materialien, Arbeit, oder einer sehr detaillierten Ansicht, z. B. Stockwerksebene, Raum, Art der Arbeiten, Lieferant usw. zu verfolgen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, dies automatisch auf der Grundlage einer Bestellung zu tun, sobald diese aus dem Entwurf verschoben wurde, ist es nicht nur schneller und bequemer für Sie, sondern auch sicherer und weniger anfällig für menschliche Fehler.



Wie Sie sehen, ist die Beschaffung in einem Bauunternehmen ein breites und wichtiges Thema. Es gibt Ihnen die Kontrolle über die spezifischen Kosten des Projekts und zeigt Ihnen auch die allgemeine finanzielle Situation des Unternehmens. Schließlich hängen unsere Gewinne von unseren Kosten ab. Wenn Sie prüfen möchten, wie unsere Baumanagement-Software Ihr Unternehmen noch unterstützen kann - entdecken Sie weitere Archdesk-Funktionen!

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