24. November 2020 4 min lesen

Projektlieferung:

Automatisieren Sie Ihre Prozesse

 

Jedes Projekt erfordert einen einzigartigen Ansatz. Einige Prozesse sind jedoch wiederholbar und für viele Unternehmen üblich. Ist es möglich, die Projektabwicklung zu beschleunigen und trotzdem die Kontrolle über die Prozesse zu behalten? Wenn ja - wie kann ERP-Software Ihnen bei der Automatisierung helfen?

Wie sieht die Projektabwicklung aus? Die Arbeit planen, Mitarbeiter und Anlagen zuordnen, Bestellungen erstellen, die Rechnungsstellung erledigen und gleichzeitig das Budget der Projekte kontrollieren - alles auf einmal. Unabhängig davon, auf welchen Bereich Ihr Unternehmen spezialisiert ist und welche Größe es hat, müssen Sie sich zumindest mit einigen Teilen des genannten Prozesses beschäftigt haben. Aber wie kann man sie schnell und erfolgreich bewältigen, während sich der Markt heute schnell und unvorhersehbar verändert? Die Antwort ist ganz einfach (aber gleichzeitig auch komplex): Automatisierung von Prozessen!

Was sind die Vorteile?

Wie Sie wahrscheinlich denken, gibt es viele Vorteile der Automatisierung. Die offensichtlichsten davon sind:

  • Bessere Kontrolle über Prozesse,
  • Schnellere Reaktion auf die Änderungen und
  • Steigerung der Produktivität.

Doch was sind die konkreten Vorteile der Automatisierung mit Archdesk?

  • Informationsfluss
    Die im System generierten Informationen können leicht adressiert werden und sind für jeden einzelnen Mitarbeiter jeder Abteilung sichtbar. Eine solche Möglichkeit besteht auch für die Subunternehmer und Personen außerhalb eines Unternehmens. Dank dessen können wichtige Informationen sehr schnell von einer Person zur anderen fließen, was eine schnellere Reaktion ermöglicht. Als Ergebnis kann ein Unternehmen von einer schnelleren Lieferung oder der Fertigstellung aller Aufgaben vor der Deadline profitieren.
  • Kein Chaos
    Die Automatisierung sorgt nicht nur für einen schnelleren Informationsfluss, sondern auch für eine bessere Organisation des Unternehmens. Was bedeutet das? Jeder Mitarbeiter sieht auf seinen Dashboards die ihm zugewiesenen Aufgaben und Informationen, auf die er Zugriff hat. Das garantiert Sichtbarkeit und sorgt dafür, dass die Teammitglieder nicht abgelenkt werden. Der Zugriff kann für fast jeden Prozess eingeschränkt werden, wodurch der Informationsfluss kontrolliert und übersichtlich wird.
  • Automatisierung für das gesamte Unternehmen
    Je nach Unternehmen und Marktanforderungen kann der Projektabwicklungsprozess in jeder Phase automatisiert werden. Die Software kann bei der Kostenkalkulation, der Aktualisierung von Datenbankkontakten oder der Rechnungsstellung an den Auftragnehmer helfen. Dank dessen können alle Prozesse schneller durchgeführt werden, nicht nur ein kleiner Teil des Projekts.

Was kann in Ihrem Unternehmen automatisiert werden?

Es ist schwer, alle Prozesse innerhalb von Projekten zu erwähnen, die automatisiert werden können, ohne von den Tonnen von Text und Links überwältigt zu werden. Deshalb wollen wir Ihnen hier nur eine Idee von der Automatisierung mit Archdesk geben, indem wir die Hauptphasen der Projektabwicklung in den Bauunternehmen zeigen.


  • 01

    Vorvertragliches Stadium:

    Bevor alles beginnt, müssen wir ein Projekt erstellen, an dem wir arbeiten können. In dieser Phase können wir zwei wesentliche Prozesse erwähnen: das Ausschreiben und das Anfordern. Wenn Sie sich jemals während dieser Prozesse verloren gefühlt haben, können Ihnen die Archdesk-Tools helfen. Dank Ausschreibungkönnen Sie einige Teile der Prozesse automatisieren, z. B. die Einladung zur Ausschreibung, die Einreichung und den endgültigen Vertrag. Es kann den Prozess beschleunigen, aber vor allem Ihre entscheidende Zeit für verschiedene Teile des Projekts sparen.

  • 02

    Vorkonstruktionsphase:

    Es ist der richtige Zeitpunkt, um das gesamte Projekt zu planen: Zeitplan, Budget, Ressourcen, Materialien und vieles mehr. In diesem Teil können hilfreich sein das Terminierungswerkzeug die Ihnen Dashboards mit der aktuellen Situation des Projekts anzeigt. So können Sie schnell auf Änderungen wie verspätete Materiallieferungen, kranke Mitarbeiter oder defekte Maschinen reagieren.
    Außerdem müssen die Unternehmen in dieser Phase alle für die Arbeit benötigten Materialien kaufen. In diesem Fall ist das Werkzeug, das Sie unterstützen kann Beschaffung. Alle erforderlichen Informationen wie Liefertermine, Zahlungen und Verträge mit Lieferanten werden an einem Ort gespeichert, und Rechnungen auf der Grundlage von Bestellungen können automatisch erstellt werden.

  • 03

    Lieferung der Konstruktion

    In dieser Phase werden alle zuvor erwähnten Werkzeuge hilfreich sein. Es gibt jedoch einen entscheidenden Aspekt, den wir bisher nicht erwähnt haben - die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Es kann eine Herausforderung sein, diese Zeit korrekt zu erfassen, vor allem jetzt, wo Remote-Arbeit immer beliebter wird. Dank der Stundennachweis-Toolkönnen Mitarbeiter ihre Arbeitszeit einfach im System registrieren. Dank der Automatisierung wird die Zeit automatisch für das Gehalt berechnet, und das System gibt aktuelle Informationen über die Projektkosten.

  • 04

    Übergabe-Prozesse

    Am Ende des Projekts ist das Einzige, was wirklich zählt, das Budget. Wie hoch sind unsere Kosten? Sind wir im Budget? Wie hoch sind die Einnahmen des Projekts? Mit dem Budgetierungswerkzeugmüssen Sie sich nicht mehr darum kümmern. Das Budget im Projekt wird automatisch mit jeder Ausgabe aktualisiert. Dadurch können Sie jederzeit die aktuelle finanzielle Situation des Projekts überprüfen. Zusammen mit der Budgetierungslösung ist es erwähnenswert, die Fakturierungstool. Rechnungen innerhalb des Systems können automatisch generiert werden, und jede Phase des Umgangs mit dann ist leicht im System zu sehen.

  • 05

    Wartungsprozesse

    Nicht zuletzt können auch alle Vorgänge, die mit dem Support zusammenhängen, automatisiert werden. Hier können Sie Werkzeuge finden wie RFIs oder Benutzerdefinierte Formulare. Nützlich ist auch die Dokumentenmanagement-Tool. Es speichert alle benötigten Informationen und Dokumente an einem Ort, auf den Sie jederzeit und überall zugreifen können.

  • Wie Sie sehen können, können fast alle Teile der Projektabwicklung automatisiert werden. Hier haben wir nur ein paar davon erwähnt, aber wenn Sie mehr über automatisierte Tools erfahren möchten, - Besuchen Sie unsere Seite Lösungen. Es mag auf den ersten Blick beängstigend aussehen, aber automatisierte Systeme sind mit Sicherheit die Zukunft des Bauwesens. Es ist wichtig, sich jetzt auf diese neue Realität einzustellen - oder das Risiko einzugehen, hinter die Konkurrenz zurückzufallen.

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2022-08-15 15:36:51