16. Juli 2020 6 min lesen

Wie Sie ERP für die Dokumentenverwaltung nutzen

 

ERPs, die Dokumentenmanagement als Teil ihrer Lösung haben, können Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen, und sind dank der Digitalisierung der Dokumentation umweltfreundlicher.

Das Enterprise Management System, das Sie wählen, sollte nicht nur ein durchgängiges Managementsystem für Ihr Unternehmen sein, sondern auch eine Software, die die Kommunikation innerhalb Ihres Teams verbessert. Es sollte ein Dokumentenmanagement-System integriert haben. Die nächste Generation ERP-Lösung Ihrer Wahl sollte es Ihnen und Ihrem Team ermöglichen, ein zentrales Repository für Dokumente, Notizen und alle anderen Dateien im Zusammenhang mit Ihrem Projekt zu haben.

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Archdesk, die führende Cloud-basierte Baumanagement-Software, verfügt über ein fortschrittliches Dokumentenmanagement als Teil der Lösung, die sie anbietet. Dies ermöglicht es Ihrem Unternehmen, organisiert zu bleiben und jederzeit die Kontrolle zu behalten, indem alle Dokumente an einem zugänglichen Ort gespeichert werden. Diese Dokumente können einem projektspezifischen Ordner zugewiesen werden, oder sie können in den Hauptordner des Unternehmens gelangen. Jede Datei und jeder Ordner kann spezifische Zugriffsrechte haben - kategorisiert nach der Unternehmensabteilung.

Die Vorteile von Dokumentenmanagement innerhalb eines ERP-Systems

Skalierbarkeit
Eine ERP-Lösung der nächsten Generation bietet Ihrem Unternehmen die einzigartige Möglichkeit, alle Dokumente an einem Ort zu speichern, auf den alle interessierten Parteien leicht zugreifen können. Alle Informationen werden in der Cloud gespeichert, so dass die Informationen jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung stehen - solange eine stabile Internetverbindung besteht. Eine gute Dokumentenmanagement-Lösung wird Ihre Skalierbarkeit erhöhen, die Effizienz steigern und Ihr Wachstum unterstützen.

Sicherheit & Datenschutz
Heutzutage sind alle Informationen, die wir besitzen sicher in der Cloud gespeichert, die von überall auf der Welt zugänglich ist. Jeder Benutzer des ERP-Systems der nächsten Generation erhält über einen eindeutigen Link und ein Passwort Zugang zu diesem System. Benutzerrechte können je nach Abteilung, der der Benutzer angehört, zugewiesen werden. Die Benutzer können auch ihre eigenen Informationen im System speichern und die Zugriffsrechte für eine bestimmte Datei/Ordner festlegen.

Zeit- und Geldersparnis
Ein ERP mit integrierten Dokumentenmanagement-Funktionen kann Ihrem Team helfen, Zeit (und implizit Geld) zu sparen, indem es sicherstellt, dass es ein einziges Repository für alle mit einem bestimmten Projekt verbundenen Dokumente gibt. Das bedeutet auch weniger Papier (einschließlich Papier, Toner, Porto, Druckerkosten und so weiter). Machen Sie Ihr Unternehmen papierlos, und werden Sie umweltfreundlicher! Sie müssen nicht mehr die Zeit verschwenden, um manuell nach bestimmten Daten zu suchen - jeder hat Zugriff darauf, und die Dokumentenmanagement System verfügt über zahlreiche Suchmöglichkeiten (Filter zur Auswahl).

Speichern von Daten innerhalb von Archdesk:

Repository für jeden Mitarbeiter - wo Sie Ordner/Dateien zu jedem Mitarbeiter speichern können: seien es Mitarbeitervereinbarungen, Formulare zur Überprüfung der Steuer-ID, Zertifikate, Führerscheinkopien, Halbjahres-/Jahresberichte, deren Lebensläufe, persönliche Fotos usw.

Repository für jedes Asset, das Sie besitzen/mieten - wo Sie Ordner/Dateien zu jedem Asset (Eigentum oder gemietet) speichern können: Jede Dokumentation kann für jedes Asset gespeichert werden.

Repository für jeden geschäftlichen/individuellen Kontakt - im System gespeichert - hier können Sie Notizen zum Kontakt machen, Dateien hinzufügen und sicherstellen, dass Sie auf alle Projekte zugreifen können, die mit einem einzelnen Kontakt verbunden sind.

Hauptrepository (Speicher) für das Unternehmen - in dem Sie alle Vertraulichkeitsvereinbarungen, Protokolle Ihrer Geschäftsbesprechungen, Geschäftspläne, Compliance- und regulatorische Dokumente, Geschäftsversicherungsdokumente usw. speichern können.

Repository für jedes Projekt - innerhalb von Archdesk geöffnet - unser ERP-System ist in der Lage, standardmäßig eine replizierende Ordnerstruktur für alle neuen Projekte zu erstellen, die es Ihnen ermöglicht, projektspezifische Daten zu speichern, Zeit zu sparen und die Dokumente von Anfang an zu organisieren.

Es ist wichtig, dass Ihre Dokumente sicher, organisiert, sicher zugänglich und jederzeit verfügbar sind. Mit Hilfe einer cloudbasierten Bauverwaltungssoftware wie Archdesk können Sie Ihre Daten ganz einfach organisieren und sie sicher und ordentlich in der Cloud aufbewahren - das macht den Zugriff viel einfacher und bequemer als der Umgang mit Tonnen von Papierakten, Anhängern und Disketten, die Sie durchsieben müssen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um mehr über diese Lösung zu erfahren! Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.

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