16 de julio de 2020 6 minutos de lectura

Cómo utilizar el ERP para la gestión de documentos

 

Los ERP que incluyen la gestión de documentos como parte de su solución pueden ayudarle a ahorrar tiempo y dinero, y son más ecológicos gracias a la digitalización de la documentación.

El sistema de gestión empresarial que elija no sólo debe ser un sistema de gestión integral para su empresa, sino también un software que mejore la comunicación dentro de su equipo. Debe tener un sistema de gestión de documentos integrado. La nueva generación Solución ERP de su elección debería permitirle a usted y a su equipo disponer de un repositorio central de documentos, notas y cualquier otro archivo relacionado con su proyecto.

¿Qué aporta Archdesk?

Consulte ahora la gestión de documentos con Archdesk.

Archdesk, como software líder de gestión de la construcción basado en la nube, ha avanzado en la gestión de documentos como parte de la solución que ofrece. Esto permite a su empresa mantenerse organizada y en control, en cualquier momento, al tener todos sus documentos en un lugar accesible. Estos documentos pueden ser asignados a una carpeta específica del proyecto, o pueden ir a la carpeta principal de la empresa. Cada archivo y carpeta puede tener derechos de acceso específicos, clasificados por el departamento de la empresa.

Las ventajas de la gestión de documentos en un sistema ERP

Escalabilidad
Una solución ERP de última generación proporcionará a su empresa una forma única de almacenar todos los documentos en un solo lugar, fácilmente accesible para todas las partes interesadas. Toda la información se almacena en la nube, por lo que está lista para ser utilizada en cualquier momento y en cualquier lugar, siempre que haya una conexión estable a Internet. Una solución adecuada de gestión de documentos le dará un impulso a su capacidad de escalar, le ayudará con la eficiencia y le apoyará en su crecimiento.

Seguridad y privacidad
Hoy en día, toda la información que poseemos es almacenados de forma segura en la nubeaccesible desde cualquier parte del mundo. Cada usuario del sistema ERP de nueva generación tendrá acceso a él, a través de un enlace y una contraseña únicos. Los derechos de los usuarios pueden asignarse en función del departamento al que pertenezcan. Los usuarios también pueden guardar su propia información en el sistema, estableciendo los derechos de acceso para un archivo/carpeta específico.

Ahorro de tiempo y dinero
Un ERP con capacidades integradas de gestión de documentos puede ayudar a su equipo a ahorrar tiempo (y dinero implícitamente) al asegurarse de que existe un único repositorio para todos los documentos relacionados con un proyecto específico. Esto también significa menos papel (incluido el papel, el tóner, el franqueo, los costes de la impresora, etc.). Convierta su empresa en un lugar sin papel y sea más ecológico. Ya no tendrá que perder el tiempo buscando manualmente algunos datos: todo el mundo tiene acceso a ellos, y el gestión de documentos El sistema dispone de numerosas opciones de búsqueda (filtros a elegir).

Almacenamiento de datos dentro de Archdesk:

Repositorio para cada empleado - donde puede almacenar carpetas/archivos relacionados con cada empleado: ya sean acuerdos con los empleados, formularios de verificación de la identificación fiscal, certificados, copias del permiso de conducir, revisiones semestrales/anuales, sus CV, sus fotos personales, etc.

Repositorio para cada activo que posea/alquile - donde se pueden almacenar carpetas/archivos relacionados con cada Activo (propio o alquilado): se puede almacenar cualquier documentación por cada Activo.

Repositorio para cada contacto empresarial/individual - guardado dentro del sistema - donde puedes hacer notas sobre el contacto, añadir archivos y asegurarte de que puedes acceder a todos los Proyectos adjuntos a un solo contacto.

Depósito principal (almacenamiento) de la empresa - donde puede almacenar todos los acuerdos de confidencialidad, las actas de sus reuniones de negocios, el plan de negocios, la documentación de cumplimiento y reglamentaria, los documentos de los seguros comerciales, etc.

Repositorio para cada proyecto - abierto dentro de Archdesk - nuestro sistema ERP es capaz de crear una estructura de carpetas replicante por defecto a todos los nuevos proyectos, lo que le permite almacenar los datos específicos del proyecto, ahorrando tiempo y organizando los documentos desde el principio.

Es importante mantener sus documentos seguros, organizados, accesibles de forma segura y disponibles en cualquier momento. Con la ayuda de un software de gestión de la construcción basado en la nube, como Archdesk, puedes organizar fácilmente tus datos, y mantenerlos todos seguros y ordenados en la nube, lo que hace que sea mucho más fácil y sencillo acceder a ellos que cuando se trata de toneladas de archivos de papel, colgantes y discos que hay que cribar.

Haga clic en el botón de abajo para obtener más información sobre esta solución. Estamos aquí para ayudarle a tomar las mejores decisiones para su empresa.

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