29 de octubre de 2020 4 minutos de lectura

¿Cómo agiliza Archdesk su proceso de adquisición?

 

Gestionar las compras para una empresa de construcción puede ser todo un reto: varios materiales, distintos proveedores, diferentes condiciones de cooperación y tiempo para los pagos. Descubra cómo la solución de aprovisionamiento de Archdesk puede ayudarle con esto y hacer que sus pedidos de compra sean más fáciles que nunca.

¿Alguna vez se ha sentido perdido tratando de gestionar proyectos en su empresa con diferentes materiales de varios proveedores y distintas condiciones de pago? ¿Quién no lo estaría? Por eso hoy queremos presentarle una de las soluciones de nuestro software de gestión de la construcción - Adquisiciones - que ayudará a organizar los pedidos en su empresa de construcción de una vez por todas.


¿Cuáles son las ventajas de la solución de aprovisionamiento de Archdesk?

El hecho más importante: ocuparse del proceso de compras en su empresa le proporciona una amplia visión de sus gastos. Al hacer un seguimiento de cada compra, es más fácil afirmar si su empresa se ajusta al presupuesto del proyecto. Además, dividir el coste en diferentes categorías le proporciona una gran información sobre cuánto se ha gastado en cada una de ellas: diseño o mano de obra o cualquier otra categoría que necesite controlar. El coste es una característica esencial de cada proyecto, por eso es tan crucial hacer un seguimiento correcto.

Pero la visión sobre el presupuesto y los gastos no es la única ventaja. Nuestro software de gestión de la construcción le ayuda con la documentación relacionada con pedidos de compra. Por ejemplo, después de que el proveedor envíe la factura de compra, puede añadirla en el sistema. De este modo, podrá tener todos los documentos en un solo lugar con acceso en cualquier momento que lo necesite.


¿Cómo funciona el aprovisionamiento en Archdesk?

En general, puede tener dos tipos de órdenes de compra:

1

Órdenes de compra generales que no están relacionados con ningún proyecto específico. Este tipo puede ser beneficioso cuando queremos pedir materiales para toda la empresa, y no queremos registrarlo a un proyecto específico.

2

Órdenes de compra para un proyecto específico Aquí también tenemos la posibilidad de crearla para: presupuestos completos, sección específica del presupuesto o partida específica del mismo. Todas estas órdenes de compra nos permiten hacer un mejor seguimiento del gasto en el proyecto específico.

Sea cual sea el tipo, las órdenes de compra le ofrecen información detallada sobre el pedido: dirección de entrega, nombre del proyecto, gestor de proyectos responsable del mismo y mucho más. La información del pedido puede personalizarse durante la proceso de aplicación. Sin embargo, queremos mencionar una característica muy útil. A cada pedido, puede añadir los Términos y Condiciones. Por ejemplo, si tiene 15 días para pagar a su proveedor, puede añadirlo en el sistema. Gracias a ello, no perderá el control sobre los plazos y los acuerdos específicos con cada proveedor.


Proceso de aprobación

En la vista avanzada de la orden de compra, puede encontrar otra función útil - un proceso de aprobación. En el caso más básico consiste en:

  • Aceptación del borrador de la orden de compra
  • Aprobación del proveedor
  • Aceptación de la entrega
  • Última conciliación

Lo importante es el hecho de que el proceso de aprobación se puede personalizar fácilmente en función de sus necesidades. Por ejemplo, podemos establecer que las órdenes de compra superiores a 20.000€ deban ser aceptadas por el jefe de un departamento o que el departamento jurídico deba aprobar una de las fases.


Tablero de mandos

Todas las compras pueden verse en un tablero de mandos. Nos muestra en qué fase se encuentra nuestro pedido, quién lo ha creado, bajo qué proyecto y el valor del mismo. Excepto en el caso de los pedidos que deben ser completados, el sistema también nos muestra un tablero con los pedidos que están listos para ser facturados. Allí se pueden ver los pedidos en los que el valor de la factura de compra no es igual al valor de la compra. Esta información es especialmente útil para el departamento de contabilidad ya que puede agilizar sus procesos relacionados con la facturación.


Control presupuestario

Como ya se ha mencionado, el proceso de adquisición ayuda a nuestros clientes a procesar adecuadamente los gastos y a mantener el control del presupuesto. Archdesk le permite realizar un seguimiento del presupuesto de gastos de forma automática en una perspectiva macro de alto nivel, por ejemplo, materiales, mano de obra, o una vista muy detallada, por ejemplo, nivel de planta, sala, tipo de obras, proveedor, etc. Si elige hacerlo de forma automática a partir de una orden de compra una vez que se traslada desde el borrador, no sólo es más rápido y cómodo para usted, sino que también es más seguro y está menos expuesto a errores humanos.



Como puede ver, la contratación en una empresa de construcción es un tema amplio e importante. Permite controlar los costes específicos del proyecto y también muestra la situación financiera general de la empresa. Al fin y al cabo, nuestros beneficios dependen de nuestros costes. Si quiere comprobar de qué otra manera nuestro software de gestión de la construcción puede ayudar a su empresa - descubra otras funciones de Archdesk

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