¿Cómo agiliza Archdesk su proceso de adquisición?
Want to see what life with the best construction procurement software on the market looks like?
The procurement process is one of the most important ones in any construction company, no matter the size.
It is how goods are purchased (as well as services), and how contractors are selected for planned, and ongoing construction jobs.
The procurement process even sometimes is responsible for selecting subcontractors, manufacturers or independent consultants.
For this process to be efficient and successful it has to be thoroughly managed and the relationships with all partners need to be maintained.
Preparing a detailed and well-structured strategy for your procurement process is a vital part of its success.
This, however, can prove to be extremely challenging since the procurement process is also closely related to many of the other processes carried out in construction projects.
Ok, so is there one right way of doing it? Probably not. However, there are ways to ensure its effectiveness, by following the right procurement tools and methodology.
In the modern age of progress and technology there is an abundance of tools for almost anything.
Digital transformation constantly develops new solutions for construction project management, and in this day and age, it would be unwise not to take full advantage of them.
Here are some of the solutions that modern technology can provide to help you manage your procurement process.
Racionalice sus operaciones
You need to have a broad perspective combined with a detailed view of things to make legitimate decisions.
This is a well-known truth not only in life but in business as well.
The best way to boost your company’s growth is to have a clear understanding of what is going on at all times.
Whether it’s through managing the incoming orders or tracking the budget spend with financial reports it is paramount to know what is happening on every project and process that goes on in your business.
Only with access to all of the information can you make actual informed decisions.
But how are you supposed to manage all of that in one place? By using a system tailored to your company’s needs.
Moreover, when using a cloud-based solution, you are able to have one single platform with all information at your disposal. Here is how it can benefit your business:
Automatizar la comunicación
Streamlining communication with all of your subcontractors, consultants, and suppliers is the first step to success.
Having it all in one place, automated, and registered helps you track purchase orders, contracts, and much more.
Forget about relying on paper documents or having the information scattered all over different communication channels.
Protect and improve your communication by all means, because it surely will increase your company’s efficiency!
Gestione bien sus licitaciones
Managing the tendering process is yet another procurement challenge. The bigger you get the more crucial it becomes for your company.
Focus on a solution that gives you a way of automating this procedure. It’s important to thoroughly analyze and compare submitted tender offers before choosing the winner.
Modern ERP systems can offer you tendering solutions that automate the process and make it more efficient.
By speeding up and automatización del proceso de licitación ¡sentirás al instante los beneficios!
Controle su presupuesto
It comes without saying, the budget is a cornerstone of the project. Tracking its spend is crucial for a project’s delivery.
Oftentimes it can be a very complex and demanding job to do, especially without the proper tools.
The budget spend, purchase orders, quote amendments, tenders, valuations, and all other financials rely on each other and are connected.
Use modern solutions to control all of them from one place, track changes and dependencies - never losing another piece of information no matter how complicated the project.
Cuando elija la solución para su empresa, asegúrese de comprobar también su capacidades de integración.
The ability to easily integrate essential external software is a crucial matter for complete project management.
You can take a look at how Archdesk integrates, among others, with (the most common) accounting software Xero aquí.
¿Alguna vez se ha sentido perdido tratando de gestionar proyectos en su empresa con diferentes materiales de varios proveedores y distintas condiciones de pago? ¿Quién no lo estaría? Por eso hoy queremos presentarle una de las soluciones de nuestro software de gestión de la construcción - Adquisiciones - que ayudará a organizar los pedidos en su empresa de construcción de una vez por todas.
¿Cuáles son las ventajas de la solución de aprovisionamiento de Archdesk?
El hecho más importante: ocuparse del proceso de compras en su empresa le proporciona una amplia visión de sus gastos. Al hacer un seguimiento de cada compra, es más fácil afirmar si su empresa se ajusta al presupuesto del proyecto. Además, dividir el coste en diferentes categorías le proporciona una gran información sobre cuánto se ha gastado en cada una de ellas: diseño o mano de obra o cualquier otra categoría que necesite controlar. El coste es una característica esencial de cada proyecto, por eso es tan crucial hacer un seguimiento correcto.
Pero la visión sobre el presupuesto y los gastos no es la única ventaja. Nuestro software de gestión de la construcción le ayuda con la documentación relacionada con pedidos de compra. Por ejemplo, después de que el proveedor envíe la factura de compra, puede añadirla en el sistema. De este modo, podrá tener todos los documentos en un solo lugar con acceso en cualquier momento que lo necesite.
¿Cómo funciona el aprovisionamiento en Archdesk?
En general, puede tener dos tipos de órdenes de compra:
Órdenes de compra generales que no están relacionados con ningún proyecto específico. Este tipo puede ser beneficioso cuando queremos pedir materiales para toda la empresa, y no queremos registrarlo a un proyecto específico.
Órdenes de compra para un proyecto específico Aquí también tenemos la posibilidad de crearla para: presupuestos completos, sección específica del presupuesto o partida específica del mismo. Todas estas órdenes de compra nos permiten hacer un mejor seguimiento del gasto en el proyecto específico.
Sea cual sea el tipo, las órdenes de compra le ofrecen información detallada sobre el pedido: dirección de entrega, nombre del proyecto, gestor de proyectos responsable del mismo y mucho más. La información del pedido puede personalizarse durante la proceso de aplicación. Sin embargo, queremos mencionar una característica muy útil. A cada pedido, puede añadir los Términos y Condiciones. Por ejemplo, si tiene 15 días para pagar a su proveedor, puede añadirlo en el sistema. Gracias a ello, no perderá el control sobre los plazos y los acuerdos específicos con cada proveedor.
Proceso de aprobación
En la vista avanzada de la orden de compra, puede encontrar otra función útil - un proceso de aprobación. En el caso más básico consiste en:
- Aceptación del borrador de la orden de compra
- Aprobación del proveedor
- Aceptación de la entrega
- Última conciliación
Lo importante es el hecho de que el proceso de aprobación se puede personalizar fácilmente en función de sus necesidades. Por ejemplo, podemos establecer que las órdenes de compra superiores a 20.000€ deban ser aceptadas por el jefe de un departamento o que el departamento jurídico deba aprobar una de las fases.
Tablero de mandos
Todas las compras pueden verse en un tablero de mandos. Nos muestra en qué fase se encuentra nuestro pedido, quién lo ha creado, bajo qué proyecto y el valor del mismo. Excepto en el caso de los pedidos que deben ser completados, el sistema también nos muestra un tablero con los pedidos que están listos para ser facturados. Allí se pueden ver los pedidos en los que el valor de la factura de compra no es igual al valor de la compra. Esta información es especialmente útil para el departamento de contabilidad ya que puede agilizar sus procesos relacionados con la facturación.
Control presupuestario
Como ya se ha mencionado, el proceso de adquisición ayuda a nuestros clientes a procesar adecuadamente los gastos y a mantener el control del presupuesto. Archdesk le permite realizar un seguimiento del presupuesto de gastos de forma automática en una perspectiva macro de alto nivel, por ejemplo, materiales, mano de obra, o una vista muy detallada, por ejemplo, nivel de planta, sala, tipo de obras, proveedor, etc. Si elige hacerlo de forma automática a partir de una orden de compra una vez que se traslada desde el borrador, no sólo es más rápido y cómodo para usted, sino que también es más seguro y está menos expuesto a errores humanos.
Como puede ver, la contratación en una empresa de construcción es un tema amplio e importante. Permite controlar los costes específicos del proyecto y también muestra la situación financiera general de la empresa. Al fin y al cabo, nuestros beneficios dependen de nuestros costes. Si quiere comprobar de qué otra manera nuestro software de gestión de la construcción puede ayudar a su empresa - descubra otras funciones de Archdesk
Bart Białkowski
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