24 de noviembre de 2020 4 minutos de lectura

Entrega del proyecto:

Automatice sus procesos

 

Cada proyecto requiere un enfoque único. Sin embargo, algunos procesos son repetibles y comunes para muchas empresas. ¿Es posible acelerar la entrega del proyecto y seguir teniendo control sobre los procesos? En caso afirmativo, ¿cómo puede ayudarle el software ERP con la automatización?

¿Cómo es la entrega de proyectos? Programar el trabajo, asignar empleados y activos, crear órdenes de compra, ocuparse de la facturación y, al mismo tiempo, controlar el presupuesto de los proyectos, todo a la vez. Independientemente del campo en el que se especialice su empresa y de su tamaño, seguro que ha tenido que lidiar con al menos algunas partes del proceso mencionado. Pero, ¿cómo gestionarlas con rapidez y éxito mientras el mercado cambia ahora de forma rápida e imprevisible? La respuesta es bastante sencilla (pero compleja al mismo tiempo): ¡la automatización de los procesos!

¿Cuáles son los beneficios?

Como probablemente piense, los beneficios de la automatización son muchos. Las más evidentes son:

  • Mejor control de los procesos,
  • Reacción más rápida a los cambios y
  • Aumento de la productividad.

Pero, ¿cuáles son los beneficios específicos de la automatización con Archdesk?

  • Flujo de información
    La información generada en el sistema puede ser fácilmente abordada y visible para todos los empleados de cada departamento. Esta posibilidad también existe para los subcontratistas y las personas ajenas a la empresa. Gracias a ello, la información importante puede fluir muy rápidamente de una persona a otra, generando una reacción más rápida. Como resultado, una empresa puede beneficiarse de una entrega más rápida o de terminar todas las tareas antes de la fecha límite.
  • No hay caos
    La automatización, además de generar un flujo de información más rápido, también ayuda a la empresa a estar mejor organizada. ¿Qué significa esto? Cada empleado ve en su panel de control las tareas que se le han asignado y la información a la que tiene acceso. Lo que garantiza la visibilidad y asegura que no haya distracciones para los miembros del equipo. El acceso puede ser restringido para casi todos los procesos, haciendo que el flujo de información sea controlado y claro.
  • Automatización para toda la empresa
    Según las necesidades de la empresa y del mercado, el proceso de entrega del proyecto puede automatizarse en cada etapa. El software puede ayudar a calcular los costes, actualizar los contactos de la base de datos o facturar al contratista. Gracias a ello, todos los procesos pueden realizarse más rápidamente, no sólo una pequeña parte del proyecto.

¿Qué se puede automatizar en su empresa?

Es difícil mencionar todos los procesos dentro de los proyectos que pueden ser automatizados y no ser abrumado por las toneladas de texto y enlaces. Por eso, aquí queremos darle sólo una idea de la automatización con Archdesk mostrando las principales etapas de la entrega de proyectos en las empresas de construcción.


  • 01

    Fase de precontratación:

    Antes de que todo comience, tenemos que crear un proyecto en el que podamos trabajar. Durante esta etapa, podemos mencionar dos procesos esenciales: la licitación y la consulta. Si alguna vez se ha sentido perdido durante estos procesos, las herramientas de Archdesk pueden ayudarle. Gracias a licitaciónEn el caso de la licitación, puede automatizar algunas partes del proceso, como la invitación a la licitación, la presentación y el contrato final. Puede acelerar el proceso, pero sobre todo ahorrar su tiempo crucial para las diferentes partes del proyecto.

  • 02

    Etapa de pre-construcción:

    Es el momento adecuado para planificar todo el proyecto: calendario, presupuesto, recursos, materiales y mucho más. En esta parte, la ayuda puede ser la herramienta de programación que le muestra cuadros de mando con la situación real del proyecto. Gracias a ello, puede reaccionar rápidamente ante cualquier cambio, como retrasos en la entrega de materiales, empleados enfermos o máquinas averiadas.
    Además, en esta etapa, las empresas tienen que comprar todos los materiales necesarios para el trabajo. En este caso, la herramienta que puede ayudarle es contratación. Toda la información necesaria, como las fechas de entrega, los pagos y los contratos con los proveedores, se almacenan en un solo lugar, y las facturas basadas en los pedidos adquiridos pueden generarse automáticamente.

  • 03

    Entrega de la construcción

    En esta etapa, todas las herramientas mencionadas anteriormente serán útiles. Sin embargo, hay un aspecto crucial que no hemos mencionado antes: las horas de trabajo de sus empleados. Puede ser un reto hacer un seguimiento correcto de este tiempo, especialmente ahora que el trabajo a distancia está ganando popularidad. Gracias a la herramienta de hojas de tiempoLos empleados pueden registrar fácilmente su tiempo de trabajo en el sistema. Gracias a la automatización, el tiempo se calcula automáticamente para el salario, y el sistema ofrece información actualizada sobre el coste del proyecto.

  • 04

    Procesos de traspaso

    Al final del proyecto, lo único que realmente importa es el presupuesto. ¿Cuáles son nuestros costes? ¿Estamos dentro del presupuesto? ¿Cuáles son los ingresos del proyecto? Con el herramienta presupuestariaNo tiene que preocuparse más por ello. El presupuesto del proyecto se actualiza automáticamente con cada gasto. Gracias a ello, en cualquier momento puede comprobar la situación financiera real del proyecto. Junto con la solución presupuestaria, cabe destacar la herramienta de facturación. Las facturas dentro del sistema pueden generarse automáticamente, y cada etapa de la tramitación se ve fácilmente en el sistema.

  • 05

    Procesos de mantenimiento

    Por último, pero no por ello menos importante, también se pueden automatizar todas las operaciones relacionadas con la asistencia. Aquí puede encontrar herramientas como RFIs o Formularios personalizados. Útil es también el herramienta de gestión de documentos. Almacena toda la información y los documentos necesarios en un solo lugar con acceso en cualquier momento y lugar.

  • Como puede ver, casi todas las partes de la entrega del proyecto pueden ser automatizadas. Aquí sólo hemos mencionado algunas de ellas, pero si quiere saber más sobre las herramientas automatizadas... consulte nuestra página de soluciones. Puede parecer aterrador al principio, pero los sistemas automatizados son sin duda el futuro de la construcción. Es esencial adaptarse a esta nueva realidad ahora, o enfrentarse al riesgo de quedarse atrás con respecto a la competencia.

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