resumen del caso
Conditioned Environment Mechanical Services (CEMS) es una empresa multidisciplinar especializada en servicios mecánicos de construcción para proyectos de diseño y construcción. Ofrece servicios de aire acondicionado, ventilación, fontanería y calefacción para diversos sectores, como el comercial, el residencial, el sanitario, el minorista y el educativo.
CEMS acudió a Archdesk en busca de una solución que le ayudara a afrontar sus retos.
El dolor los puntos eran:
- Programas informáticos obsoletos que ya no pueden ayudar al crecimiento de la empresa
- Múltiples herramientas y cuentas para gestionar todas las filiales en lugar de una solución centralizada
- Gestión de proyectos y control presupuestario que no se ha podido realizar correctamente
- La ausencia de la gestión de acceso necesaria para controlar los ingresos
- La falta de flexibilidad y de apoyo al cliente en el software anticuado que frenó el progreso de la empresa
Las necesidades:
- Un software capaz de gestionar todas las empresas filiales
- Una solución a medida lo suficientemente flexible como para crecer con la empresa y ajustarse cuando sea necesario
- Alta calidad de gestión de proyectos y control presupuestario
- Solución de gestión que restringe el acceso por criterios descritos
- Integración con el programa de contabilidad
La solución Viaje
Para poder alcanzar el nivel de gestión que necesita la CEMS, tuvimos que preparar un plan sólido. El factor clave fue la cooperación. Trabajamos juntos para establecer y analizar a fondo todos los procesos utilizados por la empresa para realizar sus proyectos. Cada departamento tenía sus propios requisitos que había que tener en cuenta. Los principales retos eran:
- Creación de 5 cuentas separadas para todas las empresas subsidiarias que se entrelazarían y conectarían para que fuera posible gestionarlas con un software central
- Preparar un elemento de previsión relacionado con la gestión de proyectos que proporcione proyecciones basadas en los documentos cargados
- Facturación adaptada a las necesidades de la empresa e integración perfecta con herramientas externas (como el software de contabilidad)
Una de las principales razones por las que pudimos obtener unos resultados elevados fue el propio compromiso de Conditioned Environment Mechanical Services. Siempre es importante cooperar para preparar las mejores soluciones posibles, pero el nivel de apoyo mutuo fue admirable. CEMS tuvo la suerte de contar con un campeón experimentado y comprometido que se aseguró de que las soluciones propuestas se ajustaran a las necesidades.
Ver las soluciones de ArchdeskLos resultados
Para satisfacer las necesidades de CEMS, implementamos 4 soluciones principales, seguidas de una amplia formación con los diferentes departamentos de cada empresa, para garantizar una implementación sin problemas.
Gestión de proyectos
Al gestionar los proyectos en Archdesk ERP, obtuvieron el control total de todos los proyectos (de todas las empresas subsidiarias) en un solo lugar. Esto significa que los administradores son capaces de gestionar todas las empresas fácilmente y tener todos los datos en un solo lugar. La división de las cuentas permitió añadir diferentes grupos de empleados a cuentas separadas y al mismo tiempo gestionar todos los asuntos financieros desde un solo lugar.
Gestión financiera
El hecho de tener todos los documentos y todos los procesos controlados en un solo software facilitó la gestión de todas las actividades relacionadas con las compras, los presupuestos, las valoraciones y la facturación. Ya no hay posibilidad de perder datos, y el acceso se concede en función de las responsabilidades dentro de la empresa.
Seguimiento del presupuesto
La parte crucial fue la creación de cuadros de mando específicos que permitieron analizar los datos de forma mucho más rápida y sencilla. Se pudo controlar mejor la planificación, el gasto presupuestario y la elaboración de informes.
Integraciones
Un factor importante de la implementación fue la integración con software externo, por ejemplo, el software de contabilidad Xero. Esto dio la oportunidad de controlar una parte aún mayor de las operaciones desde un lugar central, lo que facilita la gestión.
Principales logros
- Sistema bien estructurado que se adapta a la empresa, adaptado y flexible, capaz de crecer con ella
- Una central de operaciones para todas las empresas conectadas
- 10% crecimiento en 12 meses que refleja la calidad de la gestión en el sistema
- Reducción del error humano por 30% de la aplicación del proceso a medida
Proyecto innovador: Puerta de enlace
Una mejor gestión y una mayor eficiencia hicieron posible que Conditioned Environment Services tuviera más tiempo. Lo invirtieron para dar vida a soluciones innovadoras y apoyar la seguridad en las obras de construcción de todo el Reino Unido. Obtenga más información sobre el invento que les ha cambiado la vida y que ha dado respuesta a la crisis de covid19 - Pasarela del túnel de niebla seca antiviral aquí.