13 août 2020 4 min de lecture

Comment accélérer et automatiser votre processus d'appel d'offres ?

 

L'ERP de nouvelle génération vous aide à choisir la bonne personne pour le poste en un rien de temps ! Automatisez votre processus d'appel d'offres et disposez de tous les détails dans un seul référentiel, ce qui facilite votre travail.

Il existe sur le marché une grande variété de systèmes ERP - gestion de projet - offrant différentes solutions. Ainsi, comment choisir ce qui correspond le mieux à leurs besoins ? En se regardant bien dans le miroir. Avez-vous besoin d'une plateforme centralisée qui vous permettra d'accélérer et d'automatiser votre processus d'appel d'offres ? Souhaitez-vous que toutes les informations sur les fournisseurs et les sous-traitants soient facilement accessibles en un seul endroit ? Si oui, vous êtes au bon endroit : Archdesk vous fournit de multiples solutions qui peuvent être adaptés aux besoins de votre entreprise.

Méthodes d'appel d'offres dans l'industrie de la construction

La procédure d'appel d'offres suit à peu près le même principe : disons qu'une organisation ou un particulier a besoin d'un produit ou d'un service et souhaite trouver un tiers pour le lui fournir. Elle lance une procédure d'appel d'offres. Le problème est le suivant : comment choisir la meilleure partie pour faire le travail ?

Les 2 méthodes les plus courantes de les appels d'offres dans la construction sont :

appel d'offres sélectif en une seule étape ou

appel d'offres sélectif en plusieurs étapes

Les deux méthodes impliquent l'appel d'offres auprès d'entreprises figurant sur une liste pré-approuvée ou ad hoc, choisies parce qu'elles répondent à des normes spécifiques dans des critères généraux tels que la capacité financière, l'expérience, la capacité et la conformité.

Le processus d'appel d'offres dans ARCHDESK

Les entreprises qui recherchent le bon fournisseur lanceront un "appel d'offres". Cela peut aider à trouver à la fois des sous-traitants et des fournisseurs. Mais le fait de disposer d'un ERP de nouvelle génération est-il utile ? Cela dépend si vous cherchez à gagner du temps et de l'argent. Si la réponse est oui, voici comment Archdesk peut vous aider dans cette démarche.

1. gestion de projet et appels d'offres

Disons que vous disposez du budget de votre projet et que vous avez créé un devis pour le projet que vous souhaitez lancer. Une fois le devis créé dans le système, Archdesk vous aidera à automatiser le processus d'appel d'offres. Tout ce que vous aurez à faire est sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer un appel d'offres. et poursuivre le processus.

Vient ensuite le mise en place des critères d'évaluation pour le processus d'appel d'offres. Afin de vous aider à sélectionner le meilleur fournisseur pour votre appel d'offres, Archdesk vous permet d'attribuer une valeur à différents critères sur la base desquels les offres seront notées. Par exemple :

-

Garantie : combien de temps les articles contractuels sont-ils sous garantie ?

-

Prix : plus il est bas, mieux c'est

Vous pouvez créer de nouveaux critères ou les importer à partir d'une liste prédéfinie.

Cela permet au système de comparer toutes les offres entrantes et de les trier en fonction du nombre de points obtenus. Une fois les critères définis, il est temps de lancer les appels d'offres.

2. Processus d'appel d'offres :

Archdesk vous permet d'ajouter des participants en les sélectionnant simplement dans votre base de données existante. Une fois que l'appel d'offres est mis en place et que les participants ont été sélectionnés, le système envoie les invitations pour vous.

Appel d'offres
Archdesk vous permet de créer un modèle personnalisé d'invitation à l'appel d'offres que tous les participants sélectionnés recevront en même temps. Les invitations comprendront un paquet d'appels d'offres : formulaires de contrat, documents de tarification, dessins de conception, lettre d'invitation personnalisée, etc. Grâce aux modèles exclusifs utilisés par Archdesk, toutes les offres d'achat reçues ont pu être traitées. paquets permettra au système de les comparer automatiquement, et de les évaluer en fonction de la les critères d'évaluation, laissant une sélection parmi lesquelles vous pourrez choisir.

Soumission
En réponse à l'appel d'offres, les fournisseurs soumettront leurs documents d'appel d'offres en vrac (package).

C'est à ce moment que vous recevrez les offres et que vous les ajouterez au système (en sélectionnant l'option ''Ajouter une offre''). Archdesk vous permet de créer l'offre manuellement, d'importer l'offre depuis un fichier ou de créer une offre personnalisée (une version alternative).

Le système calculera automatiquement le gagnant ayant obtenu le plus de points, mais c'est à vous que reviendra le choix final de l'offre parmi les meilleurs. Si nécessaire, vous pouvez envoyer une demande de révision de l'appel d'offres à tous les fournisseurs ou seulement à ceux qui ont été sélectionnés, pour toute information complémentaire, par le biais du système.

Négociations des appels d'offres
Une fois que l'appel d'offres a été attribué, vous pouvez organiser une conférence de presse. réunion de règlement des offres. Vous pourrez alors clarifier tous les aspects en suspens du contrat, et si des modifications s'avèrent nécessaires (et certaines le seront probablement), vous pourrez les soumettre lors de l'ajustement du document d'appel d'offres.

Exécution du contrat
Dès que le contrat est accepté et signé par toutes les parties, l'appel d'offres est terminé. Grâce aux capacités de création facile de documents financiers d'Archdesks, vous pourrez commencer à créer vos bons de commande sur la base de l'appel d'offres attribué.

Archdesk vous aide à créer des documents financiers à partir de la base de données des contacts, des devis, des appels d'offres, des bons de commande et des factures, et à les envoyer directement aux fournisseurs et aux clients, ce qui minimise le travail manuel et les risques d'erreurs humaines.

Grâce à la compréhension du processus d'appel d'offres et aux solutions propriétaires d'Archdesk, vous pouvez automatiser le long processus d'appel d'offres, minimiser les biais et conserver toutes vos données connectées et en un seul endroit. En définissant les règles, les détails et en joignant toutes les informations nécessaires, le système vous aidera à choisir les meilleurs fournisseurs pour le travail. Une fois que les gagnants auront récolté le butin, le système vous aidera à passer en douceur au processus d'approvisionnement. Une autre partie de la gestion de projet rendue facile par Archdesk.

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