29 octobre 2020 4 min de lecture

Comment Archdesk rationalise votre processus de passation de marchés ?

 

La gestion des achats pour une entreprise de construction peut être un défi : divers matériaux, des fournisseurs distincts, des conditions de coopération et des délais de paiement différents. Découvrez comment la solution d'achat Archdesk peut vous aider dans ce domaine, et rendre vos commandes d'achat plus faciles que jamais !

Vous êtes-vous déjà senti perdu en essayant de gérer des projets dans votre entreprise avec des matériaux différents provenant de divers fournisseurs et des conditions de paiement distinctes ? Qui ne le serait pas ? C'est pourquoi nous voulons aujourd'hui vous présenter l'une des solutions de notre logiciel de gestion de la construction - Approvisionnement - qui vous aidera à organiser les commandes de votre entreprise de construction une fois pour toutes.


Quels sont les avantages de la solution de passation de marchés d'Archdesk ?

Fait le plus important : en prenant en charge le processus d'approvisionnement de votre entreprise, vous avez une vue d'ensemble de vos dépenses. En suivant chaque achat, il est plus facile de déterminer si votre entreprise respecte le budget du projet. De plus, en répartissant les coûts en différentes catégories, vous obtenez d'excellentes informations sur le montant dépensé pour chacune d'entre elles : conception, main-d'œuvre ou toute autre catégorie que vous devez contrôler. Le coût est une caractéristique essentielle de chaque projet, c'est pourquoi il est si crucial de le suivre de la bonne manière.

Mais la vue sur le budget et les dépenses n'est pas le seul avantage. Notre site logiciel de gestion de la construction vous soutient avec la documentation liée à ordres d'achat. Par exemple, après que le fournisseur a envoyé la facture d'achat, vous pouvez l'ajouter dans le système. Vous pouvez alors disposer de tous les documents en un seul endroit et y accéder à tout moment.


Comment fonctionne l'approvisionnement dans Archdesk ?

En général, vous pouvez avoir deux types de bons de commande :

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Bons de commande généraux qui ne sont pas liés à un projet spécifique. Ce type de commande peut être utile lorsque nous voulons commander des matériaux pour l'ensemble de l'entreprise et que nous ne voulons pas les enregistrer pour un projet spécifique.

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Bons de commande pour un projet spécifique Ici, nous avons également la possibilité de les créer pour : des devis entiers, une section spécifique du devis ou un poste spécifique du devis. Tous ces bons de commande nous permettent de mieux suivre les dépenses dans un projet spécifique.

Quel que soit le type, les bons de commande vous donnent des informations détaillées sur la commande : adresse de livraison, nom du projet, chef de projet responsable et plus encore. Les informations contenues dans le bon de commande peuvent être personnalisées au cours de l'opération. processus de mise en œuvre. Toutefois, nous souhaitons mentionner une fonctionnalité pratique. Pour chaque commande, vous pouvez ajouter des conditions générales. Par exemple, si vous avez 15 jours pour payer votre fournisseur, vous pouvez l'ajouter dans le système. Grâce à cela, vous ne perdrez pas le contrôle des délais et des accords spécifiques avec chaque fournisseur.


Processus d'approbation

Dans la vue avancée du bon de commande, vous pouvez trouver une autre fonctionnalité utile - un processus d'approbation. Dans le cas le plus élémentaire, il se compose de :

  • Acceptation d'un projet de commande
  • Approbation du fournisseur
  • Acceptation de la livraison
  • Dernière réconciliation

Ce qui est important, c'est le fait que le processus d'approbation peut être facilement personnalisé en fonction de vos besoins. Par exemple, nous pouvons définir que les bons de commande supérieurs à 20 000 £ doivent être acceptés par le chef d'un service ou que le service juridique doit approuver l'une des étapes.


Tableau de bord

Tous les achats peuvent être consultés dans un tableau de bord. Il nous indique à quel stade se trouve notre commande, qui l'a créée, sous quel projet et quelle est sa valeur. A l'exception des commandes qui doivent être complétées, le système nous montre également un tableau de bord avec les commandes qui sont prêtes à être facturées. Vous pouvez y voir les commandes pour lesquelles la valeur de la facture n'est pas égale à la valeur d'achat. Ces informations sont particulièrement utiles pour le service comptable, car elles peuvent accélérer les processus liés à la facturation.


Contrôle budgétaire

Comme mentionné précédemment, le processus d'approvisionnement aide nos clients à traiter correctement les dépenses et à garder le contrôle du budget. Archdesk vous permet de suivre automatiquement votre budget de dépenses sur une perspective macro de haut niveau, par exemple les matériaux, la main-d'œuvre, ou une vue très détaillée, par exemple le niveau de l'étage, la pièce, le type de travaux, le fournisseur, etc. Lorsque vous choisissez de le faire automatiquement sur la base d'un bon de commande une fois qu'il est déplacé de l'ébauche, non seulement c'est plus rapide et plus pratique pour vous, mais c'est aussi plus sûr et moins exposé à l'erreur humaine.



Comme vous pouvez le constater, l'approvisionnement dans une entreprise de construction est un sujet vaste et important. Il permet de contrôler les coûts spécifiques du projet et vous indique également la situation financière générale de l'entreprise. Après tout, nos bénéfices dépendent de nos coûts. Si vous voulez savoir comment notre logiciel de gestion de la construction peut aider votre entreprise, cliquez ici. Découvrez d'autres fonctionnalités d'Archdesk !

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