29 octobre 2020 4 min de lecture

Comment Archdesk rationalise votre processus de passation de marchés ?

 

Want to see what life with the best construction procurement software on the market looks like?

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The procurement process is one of the most important ones in any construction company, no matter the size.

It is how goods are purchased (as well as services), and how contractors are selected for planned, and ongoing construction jobs.

The procurement process even sometimes is responsible for selecting subcontractors, manufacturers or independent consultants.

For this process to be efficient and successful it has to be thoroughly managed and the relationships with all partners need to be maintained.

Preparing a detailed and well-structured strategy for your procurement process is a vital part of its success.

This, however, can prove to be extremely challenging since the procurement process is also closely related to many of the other processes carried out in construction projects.

Ok, so is there one right way of doing it? Probably not. However, there are ways to ensure its effectiveness, by following the right procurement tools and methodology.

In the modern age of progress and technology there is an abundance of tools for almost anything.

Digital transformation constantly develops new solutions for construction project management, and in this day and age, it would be unwise not to take full advantage of them.

Here are some of the solutions that modern technology can provide to help you manage your procurement process.

Rationalisez vos opérations

You need to have a broad perspective combined with a detailed view of things to make legitimate decisions.

This is a well-known truth not only in life but in business as well.

The best way to boost your company’s growth is to have a clear understanding of what is going on at all times.

Whether it’s through managing the incoming orders or tracking the budget spend with financial reports it is paramount to know what is happening on every project and process that goes on in your business.

Only with access to all of the information can you make actual informed decisions.

But how are you supposed to manage all of that in one place? By using a system tailored to your company’s needs.

Moreover, when using a cloud-based solution, you are able to have one single platform with all information at your disposal. Here is how it can benefit your business:

Automatiser la communication
Streamlining communication with all of your subcontractors, consultants, and suppliers is the first step to success.

Having it all in one place, automated, and registered helps you track purchase orders, contracts, and much more.

Forget about relying on paper documents or having the information scattered all over different communication channels.

Protect and improve your communication by all means, because it surely will increase your company’s efficiency!

Gérez bien vos appels d'offres
Managing the tendering process is yet another procurement challenge. The bigger you get the more crucial it becomes for your company.

Focus on a solution that gives you a way of automating this procedure. It’s important to thoroughly analyze and compare submitted tender offers before choosing the winner.

Modern ERP systems can offer you tendering solutions that automate the process and make it more efficient.

By speeding up and l'automatisation du processus d'appel d'offres vous en ressentirez instantanément les bienfaits !

Maîtrisez votre budget
It comes without saying, the budget is a cornerstone of the project. Tracking its spend is crucial for a project’s delivery.

Oftentimes it can be a very complex and demanding job to do, especially without the proper tools.

The budget spend, purchase orders, quote amendments, tenders, valuations, and all other financials rely on each other and are connected.

Use modern solutions to control all of them from one place, track changes and dependencies - never losing another piece of information no matter how complicated the project.

Lorsque vous choisissez la solution pour votre entreprise, assurez-vous également de vérifier leur capacités d'intégration.

The ability to easily integrate essential external software is a crucial matter for complete project management.

You can take a look at how Archdesk integrates, among others, with (the most common) accounting software Xero ici.

Vous êtes-vous déjà senti perdu en essayant de gérer des projets dans votre entreprise avec des matériaux différents provenant de divers fournisseurs et des conditions de paiement distinctes ? Qui ne le serait pas ? C'est pourquoi nous voulons aujourd'hui vous présenter l'une des solutions de notre logiciel de gestion de la construction - Approvisionnement - qui vous aidera à organiser les commandes de votre entreprise de construction une fois pour toutes.


Quels sont les avantages de la solution de passation de marchés d'Archdesk ?

Fait le plus important : en prenant en charge le processus d'approvisionnement de votre entreprise, vous avez une vue d'ensemble de vos dépenses. En suivant chaque achat, il est plus facile de déterminer si votre entreprise respecte le budget du projet. De plus, en répartissant les coûts en différentes catégories, vous obtenez d'excellentes informations sur le montant dépensé pour chacune d'entre elles : conception, main-d'œuvre ou toute autre catégorie que vous devez contrôler. Le coût est une caractéristique essentielle de chaque projet, c'est pourquoi il est si crucial de le suivre de la bonne manière.

Mais la vue sur le budget et les dépenses n'est pas le seul avantage. Notre site logiciel de gestion de la construction vous soutient avec la documentation liée à ordres d'achat. Par exemple, après que le fournisseur a envoyé la facture d'achat, vous pouvez l'ajouter dans le système. Vous pouvez alors disposer de tous les documents en un seul endroit et y accéder à tout moment.


Comment fonctionne l'approvisionnement dans Archdesk ?

En général, vous pouvez avoir deux types de bons de commande :

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Bons de commande généraux qui ne sont pas liés à un projet spécifique. Ce type de commande peut être utile lorsque nous voulons commander des matériaux pour l'ensemble de l'entreprise et que nous ne voulons pas les enregistrer pour un projet spécifique.

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Bons de commande pour un projet spécifique Ici, nous avons également la possibilité de les créer pour : des devis entiers, une section spécifique du devis ou un poste spécifique du devis. Tous ces bons de commande nous permettent de mieux suivre les dépenses dans un projet spécifique.

Quel que soit le type, les bons de commande vous donnent des informations détaillées sur la commande : adresse de livraison, nom du projet, chef de projet responsable et plus encore. Les informations contenues dans le bon de commande peuvent être personnalisées au cours de l'opération. processus de mise en œuvre. Toutefois, nous souhaitons mentionner une fonctionnalité pratique. Pour chaque commande, vous pouvez ajouter des conditions générales. Par exemple, si vous avez 15 jours pour payer votre fournisseur, vous pouvez l'ajouter dans le système. Grâce à cela, vous ne perdrez pas le contrôle des délais et des accords spécifiques avec chaque fournisseur.


Processus d'approbation

Dans la vue avancée du bon de commande, vous pouvez trouver une autre fonctionnalité utile - un processus d'approbation. Dans le cas le plus élémentaire, il se compose de :

  • Acceptation d'un projet de commande
  • Approbation du fournisseur
  • Acceptation de la livraison
  • Dernière réconciliation

Ce qui est important, c'est le fait que le processus d'approbation peut être facilement personnalisé en fonction de vos besoins. Par exemple, nous pouvons définir que les bons de commande supérieurs à 20 000 £ doivent être acceptés par le chef d'un service ou que le service juridique doit approuver l'une des étapes.


Tableau de bord

Tous les achats peuvent être consultés dans un tableau de bord. Il nous indique à quel stade se trouve notre commande, qui l'a créée, sous quel projet et quelle est sa valeur. A l'exception des commandes qui doivent être complétées, le système nous montre également un tableau de bord avec les commandes qui sont prêtes à être facturées. Vous pouvez y voir les commandes pour lesquelles la valeur de la facture n'est pas égale à la valeur d'achat. Ces informations sont particulièrement utiles pour le service comptable, car elles peuvent accélérer les processus liés à la facturation.


Contrôle budgétaire

Comme mentionné précédemment, le processus d'approvisionnement aide nos clients à traiter correctement les dépenses et à garder le contrôle du budget. Archdesk vous permet de suivre automatiquement votre budget de dépenses sur une perspective macro de haut niveau, par exemple les matériaux, la main-d'œuvre, ou une vue très détaillée, par exemple le niveau de l'étage, la pièce, le type de travaux, le fournisseur, etc. Lorsque vous choisissez de le faire automatiquement sur la base d'un bon de commande une fois qu'il est déplacé de l'ébauche, non seulement c'est plus rapide et plus pratique pour vous, mais c'est aussi plus sûr et moins exposé à l'erreur humaine.



Comme vous pouvez le constater, l'approvisionnement dans une entreprise de construction est un sujet vaste et important. Il permet de contrôler les coûts spécifiques du projet et vous indique également la situation financière générale de l'entreprise. Après tout, nos bénéfices dépendent de nos coûts. Si vous voulez savoir comment notre logiciel de gestion de la construction peut aider votre entreprise, cliquez ici. Découvrez d'autres fonctionnalités d'Archdesk !

 
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