3 mars 2020 3 min de lecture

Comment calculer facilement les heures de travail et les heures facturables dans votre entreprise ?

 

Comment un logiciel de gestion de projet peut-il vous aider à calculer les heures de travail et à les affecter aux bons projets en tant que dépense ?

Selon le type d'entreprise que vous dirigez, vous pouvez vous trouver dans une situation où votre entreprise est tenue de facturer à l'heure. Le secteur juridique, par exemple, est bien connu pour utiliser dans une large mesure les heures facturables. Il est également assez courant de facturer les clients à l'heure dans le secteur des services. En général, le terme "heure facturable" fait référence au temps consacré à une affaire spécifique du client, et les opérations administratives générales, etc. ne sont pas considérées comme des heures facturables.

Avec Archdesk, vous pouvez calculer toutes vos heures de travail et vos heures facturables de manière simple et intuitive grâce à l'outil qui facilite le processus. Le mode de fonctionnement n'est pas très différent de la procédure standard de calcul du travail qui suit ces étapes :

1.

Créer un registre du temps pour garder la trace de chaque client qui occuperont vos heures facturables. Gardez une trace des données de chaque client et des services qu'il attend. Archdesk vous permet de créer un Planification des travaux et attribution des tâches aux personnes à l'avance. Il sera mis en place par projet, afin que vous puissiez facilement suivre l'évolution de votre projet dans le temps.

2.

Suivi de l'heure - du moment où l'action a commencé, où chaque heure facturable a eu lieu, ainsi que du moment où vous avez terminé avec un client/projet. Le temps doit être suivi avec précision, car c'est la base même de la facturation dans le cas des heures facturables. Archdesk vous donne la possibilité de pointer depuis votre lieu de travail (sur place ou à votre bureau) et enregistrer le temps que vous consacrez à une tâche spécifique dans le cadre d'un projet.. Toutes les données, une fois approuvées, peuvent être visualisées dans le système comme des dépenses liées à ce projet.

3.

Détermination de la fréquence de comptabilisation des heures facturables - certaines entreprises le font sur une base hebdomadaire, tandis que d'autres le font une fois par mois. Il est généralement judicieux de faire coïncider cette période avec la fréquence d'envoi de vos factures aux clients, pour plus de clarté. Un bon logiciel de gestion vous donne la possibilité de télécharger des rapports sur les feuilles de temps (par employé ou par lot). Il vous permet également de extraire toutes les données que vous devez transmettre à votre comptable pour régler les paiements de vos employés ou sous-traitants.

4.

vous fournir une base de données accessible pour calculer votre temps facturable dans un journal clair et convivial. Il va sans dire qu'un enregistrement clair de chaque client peut réduire considérablement le stress et les tracas liés au calcul des heures. Lorsque le moment sera venu d'envoyer les factures, vous serez heureux d'avoir tenu un journal. Qu'il s'agisse de temps plein, de temps partiel ou d'heures supplémentaires ; qu'il s'agisse d'un employé régulier, d'un sous-traitant ou d'un apprenti - Archdesk peut vous aider à extraire les données dont vous avez besoin en un rien de temps !

5.

Calculer le résultat final sur la base de votre taux de facturation actuel.. En général, cela implique un processus de multiplication et d'autres équations mathématiques que vous devrez gérer vous-même, à moins que vous n'utilisiez un logiciel de gestion des performances pour le faire à votre place ! Archdesk vous permet de stocker les données liées aux rémunération de chaque personne afin que, lorsqu'elle pointe à l'entrée ou à la sortie, la le système calculera automatiquement la valeur de leur travail.. Cette somme, une fois approuvée par le gestionnaire de projet, sera se traduisent dans le tableau de bord financier du projet en tant que dépenses de main-d'œuvre..

Les heures facturables peuvent sembler assez complexes et lourdes à calculer, mais avec les étapes ci-dessus à l'esprit, elles devraient être faciles à gérer. Vous pouvez vous faciliter encore plus la vie en utilisant un logiciel adapté à vos besoins, afin de maîtriser au mieux tout ce qui concerne les heures de travail.

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