2020年7月16日 6分で読める

ドキュメント管理のためのERPの使い方

 

文書管理をソリューションの一部としているERPは、時間とコストの削減に役立ち、文書のデジタル化により環境に優しいものとなります。

あなたが選択するEnterprise Management Systemは、あなたの会社のためのエンドツーエンドの管理システムであるだけでなく、あなたのチーム内のコミュニケーションを向上させるソフトウェアでなければなりません。また、文書管理システムも統合されている必要があります。次世代の ERPソリューション あなたとあなたのチームは、プロジェクトに関連する文書、メモ、その他のファイルのための中央リポジトリを持つことができるはずです。

Archdeskは何をもたらしますか?

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クラウドベースの建設管理ソフトウェアのリーディングカンパニーであるArchdeskは、提供するソリューションの一部として高度なドキュメント管理を行っています。これにより、すべてのドキュメントを1つのアクセス可能な場所に置くことで、企業はいつでも整理された状態で管理することができます。これらのドキュメントは、プロジェクトごとのフォルダに割り当てることも、会社のメインフォルダに入れることもできます。各ファイルやフォルダには、会社の部署ごとに分類された特定のアクセス権を設定することができます。

ERPシステムにおける文書管理のメリット

スケーラビリティ
次世代のERPソリューションは、すべてのドキュメントを一箇所に保存し、関係者全員がアクセスできるユニークな方法を提供します。すべての情報はクラウド上に保存され、安定したインターネット環境があれば、いつでもどこでも情報を利用することが可能になります。適切なドキュメントマネジメントソリューションは、企業のスケールアップ、効率化、そして成長をサポートします。

セキュリティとプライバシー
今や、私たちが所有するすべての情報は クラウドで安全に保管世界中のどこからでもアクセスできます。次世代ERPシステムの各ユーザーには、固有のリンクとパスワードを介してアクセス権が与えられます。ユーザーの権限は、ユーザーが所属する部門に応じて割り当てることができます。また、ユーザーは自分の情報をシステムに保存することができ、特定のファイル/フォルダのアクセス権を設定することができます。

時間とお金の節約
統合された文書管理機能を持つERPは、特定のプロジェクトに関連するすべての文書のための単一のリポジトリがあることを確認することによって、あなたのチームは、時間(および暗黙のお金)を節約することができます。それはまた、紙(紙、トナー、郵便料金、プリンタのコストなどを含む)が少ないことを意味します。あなたの会社をペーパーレスにして、より環境に優しい会社にしましょう。誰もがデータにアクセスできるので、データを探すのに無駄な時間を費やす必要はありません。 ドキュメントマネジメント のシステムでは、多数の検索オプションが用意されています(フィルターを選択できます)。

Archdeskの内部にデータを保存する。

各社員のリポジトリ - ここには、従業員契約、納税証明書、証明書、運転免許証のコピー、中間・年次評価、履歴書、個人写真など、各従業員に関連するフォルダやファイルを保存することができます。

所有/レンタルする各アセットのリポジトリ - 各資産(所有またはレンタル)に関連するフォルダ/ファイルを保存することができ、各資産ごとにあらゆる文書を保存することができます。

企業・個人の連絡先ごとのリポジトリ - システム内に保存されています。ここでは、連絡先に関するメモを作成したり、ファイルを追加したり、1つの連絡先に添付されたすべてのプロジェクトにアクセスできるようにすることができます。

当社のメインリポジトリ(貯蔵庫 - ここには、秘密保持契約書、ビジネスミーティングの議事録、ビジネスプラン、コンプライアンス、規制に関する文書、ビジネス保険に関する文書などをすべて保存することができます。

各プロジェクトのリポジトリ - Archdesk内部に開設された - 私たちのERPシステムは、すべての新しいプロジェクトにデフォルトで複製フォルダ構造を作成することができ、プロジェクト固有のデータを保存することができ、時間を節約し、最初からドキュメントを整理することができます。

ドキュメントを安全に整理し、安全にアクセスし、いつでも利用できるようにしておくことが重要です。Archdesk のようなクラウドベースの建設管理ソフトウェアの助けを借りれば、データを簡単に整理することができ、すべてのデータを安全かつ整頓された状態でクラウドに保管することができます。これにより、大量の紙のファイル、ペンディーブ、ディスクをふるいにかける必要がある場合よりも、はるかに簡単かつシンプルにアクセスすることができます。

下のボタンをクリックすると、このソリューションの詳細が表示されます御社にとって最良の決断ができるよう、お手伝いさせていただきます。

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