16 de Julho de 2020 6 min. lido

Como utilizar o ERP para Gestão Documental

 

Os ERPs que têm a Gestão Documental como parte da sua solução podem ajudá-lo a poupar tempo e dinheiro, e são mais ecológicos graças à digitalização da documentação.

O sistema de Gestão Empresarial que irá escolher não deve ser apenas um sistema de gestão end-to-end para a sua empresa, mas também um software que irá melhorar a comunicação dentro da sua equipa. Ele deve ter um sistema de gestão documental integrado. A próxima geração solução ERP de sua escolha deve permitir que você e sua equipe tenham um repositório central de documentos, notas e quaisquer outros arquivos relacionados ao seu projeto.

O que o Archdesk traz para a mesa?

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Archdesk, como o software líder de gestão de construção baseado em nuvem, tem a Gestão Documental avançada como parte da solução que oferece. Isto permite que sua empresa se mantenha organizada e em controle, a qualquer momento, tendo todos os seus documentos em um único lugar acessível. Estes documentos podem ser atribuídos a uma pasta específica do projeto, ou podem ir para a pasta principal da empresa. Cada arquivo e pasta pode ter direitos de acesso específicos - categorizados pelo departamento da empresa.

Os benefícios da Gestão Documental dentro de um sistema ERP

Escalabilidade
Uma solução ERP de última geração dará à sua empresa a forma única e única de armazenar todos os documentos em um só lugar, prontamente acessível por todas as partes interessadas. Toda a informação é armazenada na nuvem, por isso a informação está pronta para ser usada a qualquer momento, em qualquer lugar - desde que haja uma conexão estável à internet. Uma solução adequada de gestão de documentos trará um impulso à sua capacidade de escalar, ajudar com eficiência e apoiar o seu crescimento.

Segurança e Privacidade
Hoje em dia, toda a informação que possuímos é armazenado em segurança na nuvemacessível de qualquer parte do mundo. Cada usuário do sistema ERP de próxima geração terá acesso a ele, através do link e senha exclusivos. Os direitos dos usuários podem ser atribuídos de acordo com o departamento do qual o usuário faz parte. Os usuários também podem salvar suas próprias informações no sistema, definindo os direitos de acesso para um arquivo/pasta específicos.

Poupança de Tempo e Dinheiro
Um ERP com capacidades de gestão integrada de documentos pode ajudar a sua equipa a poupar tempo (e dinheiro implicitamente), assegurando a existência de um único repositório para todos os documentos ligados a um projecto específico. Isso também significa menos papel (incluindo papel, toner, correio, custos de impressão, etc.). Deixe sua empresa sem papel e torne-se mais ecologicamente correta! Você não precisa mais perder tempo para procurar manualmente por alguns dados - todos têm acesso a eles, e o gerenciamento de documentos tem várias opções de pesquisa disponíveis (filtros à escolha).

Armazenamento de dados dentro do Archdesk:

Repositório para cada Colaborador - onde você pode armazenar pastas/arquivos relacionados a cada funcionário: sejam acordos de funcionários, formulários de verificação de identificação fiscal, certificados, cópias de carteira de habilitação, revisões semestrais/anuais, seus CVs, suas fotos pessoais, etc.

Repositório para cada Ativo que você possui/aluguém - onde você pode armazenar pastas/arquivos relacionados a cada Ativo (próprio ou alugado): qualquer documentação pode ser armazenada por cada Ativo.

Repositório para cada Contacto Comercial/Individual - guardados dentro do sistema - onde você pode fazer anotações sobre o contato, adicionar arquivos e garantir que você possa acessar todos os Projetos anexados a um único contato.

Repositório principal (Armazenamento) para a Companhia - onde você pode armazenar todos os Acordos de Não Divulgação, atas de suas reuniões de negócios, Plano de Negócios, Compliance e Documentação Regulamentar, Documentos de Seguros Empresariais, etc.

Repositório para cada projeto - aberto dentro do Archdesk - nosso sistema ERP é capaz de criar uma estrutura de pastas de replicação padrão para todos os novos projetos, permitindo que você armazene dados específicos do projeto, economizando tempo e organizando os documentos desde o início.

É importante manter os seus documentos seguros, organizados, acessíveis e disponíveis a qualquer momento. Com a ajuda de um software de gerenciamento de construção baseado em nuvem, como o Archdesk, você pode facilmente organizar seus dados e mantê-los todos seguros e arrumados na nuvem - tornando o acesso muito mais fácil e simples do que quando se lida com toneladas de arquivos de papel, pingentes e discos que você precisa filtrar.

Clique no botão abaixo para saber mais sobre esta solução! Estamos aqui para o ajudar a tomar as melhores decisões para a sua empresa.

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