29 de Outubro de 2020 4 minutos de leitura

Como a Archdesk agiliza o seu processo de compras?

 

A gestão de compras para uma empresa de construção pode ser um desafio: vários materiais, fornecedores distintos, diferentes condições de cooperação e tempo para os pagamentos. Saiba como a solução de compras da Archdesk pode apoiá-lo com isso, e tornar o seu pedido de compra mais fácil do que nunca!

Já se sentiu perdido ao tentar gerir projectos na sua empresa com materiais diferentes de vários fornecedores e termos ou condições de pagamento distintos? Quem não se sentiria? É por isso que hoje queremos apresentar-lhe uma das soluções do nosso software de gestão de construção - Aquisições - que vai ajudar a organizar as encomendas na sua empresa de construção de uma vez por todas.


Quais são os benefícios da Archdesk's Procurement Solution?

Facto mais importante: cuidar do processo de aquisição na sua empresa dá-lhe uma visão ampla dos seus gastos. Com o acompanhamento de cada compra, é mais fácil dizer se a sua empresa ainda está dentro do orçamento com o projeto. Também a divisão do custo em diferentes categorias lhe dá grande informação sobre quanto foi gasto em cada uma delas: desenho ou mão-de-obra ou qualquer outra categoria que você precise controlar. O custo é uma característica essencial de cada projeto, por isso é tão crucial rastreá-lo da maneira correta.

Mas a visão sobre o orçamento e as despesas não é o único benefício. O nosso software de gerenciamento de construção apoia-o com a documentação relacionada com ordens de compra. Por exemplo, depois de o fornecedor enviar a fatura de compra, você pode adicioná-la ao sistema. Você pode então ter todos os documentos em um único lugar com acesso a qualquer momento que você precisar.


Como funciona o procurement no Archdesk?

Geralmente, é possível ter dois tipos de pedidos de compra:

1

Ordens de compra gerais que não estejam relacionados com nenhum projecto específico. Este tipo pode ser benéfico quando queremos encomendar materiais para toda a empresa, e não queremos registá-los num projecto específico.

2

Pedidos de compra para um projeto específico Aqui também temos a possibilidade de criá-lo para: cotações inteiras, seção de cotação específica ou item específico na cotação. Todos estes pedidos de compra permitem-nos acompanhar melhor os gastos no projecto específico.

Não importa o tipo, os pedidos de compra fornecem informações detalhadas sobre o pedido: endereço de entrega, nome do projeto, gerente do projeto responsável e muito mais. A informação na encomenda pode ser personalizada durante o processo de implementação. No entanto, queremos mencionar uma funcionalidade útil. A cada pedido, você pode adicionar Termos e Condições. Por exemplo, se você tem 15 dias para pagar ao seu fornecedor, você pode adicioná-lo no sistema. Graças a isso, você não perderá o controle sobre os prazos e acordos específicos com cada fornecedor.


Processo de Aprovação

Na vista avançada do pedido de compra, você pode encontrar outra funcionalidade útil - um processo de aprovação. No caso mais básico, consiste em:

  • Aceitação da minuta do pedido de compra
  • Aprovação do fornecedor
  • Aceitação da entrega
  • Última reconciliação

O que é importante é o facto de que o processo de aprovação pode ser facilmente personalizado dependendo das suas necessidades. Por exemplo, podemos definir que ordens de compra acima de £20,000 devem ser aceitas pelo chefe de um departamento ou que o departamento jurídico deve aprovar uma das etapas.


Painel de instrumentos

Todas as compras podem ser vistas em um painel de instrumentos. Mostra-nos em que fase se encontra a nossa encomenda, quem a criou, sob que projecto e o valor da mesma. Com exceção das ordens que precisam ser completadas, o sistema também nos mostra um painel de controle com ordens que estão prontas para serem faturadas. Lá você pode ver ordens em que o valor da fatura de compra não é igual ao valor da compra. Esta informação é especialmente útil para o departamento de contabilidade, pois pode acelerar os seus processos ligados à facturação.


Controlo orçamental

Como mencionado anteriormente, o processo de compras apoia os nossos clientes no processamento adequado das despesas e no controle do orçamento. Archdesk permite que você mantenha o controle do seu orçamento de despesas automaticamente em uma perspectiva macro de alto nível, por exemplo, materiais, mão-de-obra, ou visão muito detalhada, por exemplo, nível do piso, sala, tipo de obra, fornecedor, etc. Quando você escolhe fazê-lo automaticamente com base em um pedido de compra, uma vez que ele é movido do rascunho, não só é mais rápido e conveniente para você, mas também é mais seguro e menos exposto a erros humanos.



Como você pode ver, o suprimento em uma empresa de construção é um tópico amplo e importante. Ele dá controle sobre os custos específicos do projeto e também mostra a situação financeira geral da empresa. Afinal, os nossos lucros dependem dos nossos custos. Se quiser verificar de que outra forma o nosso software de gestão de construção pode apoiar a sua empresa - descubra outras características do Archdesk!

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