24 de Novembro de 2020 4 minutos de leitura

Entrega de projetos:

Automatize os seus processos

 

Cada projeto requer uma abordagem única. No entanto, alguns processos são repetíveis e comuns a muitas empresas. É possível acelerar a entrega do projeto e ainda ter controle sobre os processos? Se sim - como o software ERP pode ajudá-lo com a automação?

Como é a entrega do projecto? Agendando o trabalho, alocando funcionários e ativos, criando pedidos de compra, lidando com faturamento e, ao mesmo tempo, controlando o orçamento dos projetos - tudo de uma só vez. Não importa em que área a sua empresa é especializada e qual a sua dimensão, você deve ter lidado com pelo menos algumas partes do processo mencionado. Mas como gerenciá-las com rapidez e sucesso enquanto o mercado está mudando agora de forma rápida e imprevisível? A resposta é bastante simples (mas complexa ao mesmo tempo): automação de processos!

Quais são os benefícios?

Como você provavelmente pensa, há muitos benefícios da automação. Os mais óbvios deles são:

  • Melhor controle sobre os processos,
  • Reacção mais rápida às mudanças e
  • Impulso na produtividade.

Mas quais são os benefícios específicos da automação com o Archdesk?

  • Fluxo de informação
    A informação gerada no sistema pode ser facilmente endereçada e visível para cada funcionário de cada departamento. Tal possibilidade também existe para os subempreiteiros e pessoas externas a uma empresa. Graças a isso, informações importantes podem fluir muito rapidamente de uma pessoa para outra, gerando uma reação mais rápida. Como resultado, uma empresa pode se beneficiar de uma entrega mais rápida ou da finalização de todas as tarefas antes do prazo.
  • Sem caos
    A automação, exceto a geração de um fluxo de informação mais rápido, também ajuda a empresa a ser melhor organizada. O que é que isso significa? Cada funcionário nos seus dashboards vê as tarefas que lhe são atribuídas e as informações a que tem acesso. O que garante visibilidade e assegura que não haja distracções para os membros da equipa! O acesso pode ser restringido para quase todos os processos, tornando o fluxo de informação controlado e claro.
  • Automatização para toda a empresa
    De acordo com as necessidades da empresa e do mercado, o processo de entrega do projeto pode ser automatizado em cada etapa. O software pode ajudar no cálculo de custos, na actualização dos contactos da base de dados ou na facturação ao empreiteiro. Graças a isso, todos os processos podem ser feitos mais rapidamente, e não apenas uma pequena parte do projeto.

O que pode ser automatizado na sua empresa?

É difícil mencionar todos os processos dentro de projetos que podem ser automatizados e não serem sobrecarregados pelas toneladas de texto e links. É por isso que aqui queremos dar-lhe apenas uma ideia de automação com o Archdesk, mostrando as principais etapas de entrega dos projectos nas empresas construtoras.


  • 01

    Fase pré-contratação:

    Antes de tudo começar, precisamos de criar um projecto em que possamos trabalhar. Durante esta etapa, podemos mencionar dois processos essenciais: o concurso e o inquérito. Se você já se sentiu perdido durante esses processos, as ferramentas Archdesk podem ajudá-lo. Graças a licitaçãoVocê pode automatizar algumas partes do processo, como um convite à apresentação de propostas, a apresentação e o contrato final. Pode acelerar o processo mas, mais importante, poupar o seu tempo crucial para diferentes partes do projecto.

  • 02

    Fase de pré-construção:

    É o momento certo para planejar o projeto inteiro: cronograma, orçamento, recursos, materiais e muito mais. Nesta parte, útil pode ser a ferramenta de programação que lhe mostra painéis com a situação real do projecto. Graças a isso, você pode reagir rapidamente a quaisquer mudanças, como atrasos na entrega de materiais, funcionários doentes ou máquinas quebradas.
    Também, nesta fase, as empresas têm de adquirir todos os materiais necessários para o trabalho. Neste caso, a ferramenta que o pode apoiar é suprimento. Todas as informações necessárias como datas de entrega, pagamentos e contratos com fornecedores são armazenadas em um único local, e as faturas baseadas em pedidos comprados podem ser geradas automaticamente.

  • 03

    Entrega de obras

    Nesta fase, todas as ferramentas mencionadas anteriormente serão úteis. No entanto, há um aspecto crucial que não mencionámos anteriormente - as horas de trabalho dos seus empregados. Pode ser um desafio acompanhar este tempo correctamente, especialmente agora que o trabalho remoto está a ganhar popularidade. Graças ao ferramenta de timesheetsOs empregados podem facilmente registar o seu tempo de trabalho no sistema. Graças à automação, o tempo é calculado automaticamente para o salário e o sistema fornece informações atualizadas sobre o custo do projeto.

  • 04

    Processos de entrega

    No final do projeto, a única coisa que realmente importa é o orçamento. Quais são os nossos custos? Estamos no orçamento? Qual é a renda do projeto? Com o ferramenta orçamentáriajá não tens de te preocupar mais com isso. O orçamento no projeto é atualizado automaticamente com cada despesa. Graças a isso, quando você quiser, você pode verificar a situação financeira real do projeto. Junto com a solução de orçamento, vale a pena mencionar a ferramenta de faturação. As facturas dentro do sistema podem ser geradas automaticamente, e cada etapa do processo é facilmente visível no sistema.

  • 05

    Processos de manutenção

    Por último, mas não menos importante, também podem ser automatizadas todas as operações ligadas ao suporte. Aqui você pode encontrar ferramentas como RFIs ou Formulários personalizados. Útil é também o ferramenta de gestão de documentos. Ele armazena todas as informações e documentos necessários em um só lugar, com acesso a qualquer hora e em qualquer lugar.

  • Como você pode ver, quase todas as partes da entrega do projeto podem ser automatizadas. Aqui, mencionamos apenas algumas delas, mas se você quiser saber mais sobre ferramentas automatizadas - veja a nossa página Soluções. Pode parecer assustador no início, mas os sistemas automatizados são, com certeza, um futuro de construção. É essencial adaptar-se a esta nova realidade agora - ou enfrentar o risco de ficar atrás da concorrência.

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