Cómo gestionar las solicitudes de información como empresa de construcción
Los RFIs son clave en la industria de la construcción, sin embargo, muchas empresas confían en registrarlos a través de sistemas heredados (que a menudo fallan). Es hora de avanzar hacia el futuro seleccionando un sistema de gestión basado en la nube para satisfacer sus necesidades.
El proceso de construcción puede ser muy laborioso si la empresa no dispone de las herramientas adecuadas y si se lucha continuamente con la duplicación de la carga de trabajo, la burocracia y el interminable papeleo. La mayoría de las veces, las empresas del sector de la construcción confían en herramientas de la vieja escuela y en un montón de soluciones diferentes para las diversas acciones que llevan a cabo.
¿Por qué existen los documentos de solicitud de información?
El Solicitudes de información (RFI) se pretendía que sirviera de puente entre los documentos - la brecha es demasiado grande y la revisión de los documentos tarda demasiado. Las diferencias suelen aparecer cuando los diseñadores e ingenieros reciben tareas sin entender del todo lo que se les pide. O cuando los contratistas generales y el comercio subcontratistas se encargan de estimar y construir sobre la base de diseños incompletos (o diseños que no son aptos para ser construidos). Todo debe ir en una lista que contenga todos los cambios y costes aprobados - en el punto muerto de este proceso se encuentra el Solicitud de información, destinada a arreglar esta comunicación rota.
Las solicitudes de información sirven para aclarar las cosas, rellenar las lagunas y despejar las incertidumbres. No hay lugar para la especulación o la mala interpretación.
Clave en el proceso de comunicación de su equipo. Tener una comunicación clara es vital: la información queda registrada y no hay lugar para los errores.
Seguridad: se crea y se guarda en un lugar seguro para que todas las partes estén de acuerdo.
Por qué Archdesk es perfecto para gestionar sus solicitudes de información
Archdesk, como basado en la nube le permite almacenar de forma segura todas las solicitudes de información dentro del sistema. Además del hecho de que soluciones en la nube son fiables y seguros, Archdesk le permite trabajar en sus RFIs desde cualquier lugar (siempre que tenga acceso a Internet) y en cualquier momento, desde cualquier dispositivo (ya sea móvil, tableta, portátil - Android o Apple Tech). Como software de gestión de subcontratistas, Archdesk entiende que es fundamental que utilice los RFIs y los almacene adecuadamente, teniendo además una plataforma de seguimiento de documentos detrás, que le permite buscar y filtrar según sus criterios.
Las empresas constructoras utilizan documentos de Word, cadenas de correo electrónico e incluso hojas de cálculo para mantener las solicitudes de información juntas. Algunas siguen utilizando versiones en papel, que son aún más difíciles de rastrear y almacenar adecuadamente, cuando todo es digital hoy en día. Archdesk le lleva un paso adelante: ¡aporta estandarización y visibilidad a sus solicitudes de información! Las aprobaciones y otras comunicaciones se harán a través del software de gestión en la nube, mediante correos electrónicos generados desde el sistema. Su equipo debe dejar de utilizar sus propios correos electrónicos (de la empresa o privados) para las solicitudes de información, ya que esto dificulta su seguimiento, especialmente porque normalmente más de una persona se encarga de estas solicitudes. Archdesk mantiene un registro de todos los movimientos de una RFI para que pueda saber cuándo se creó y qué se ha hecho en relación con ella.
El software de gestión de la construcción, le permite:
Seguimiento y creación de RFIs en cada proyecto
Crear solicitudes en nombre de otra persona
Añadir asignados a las RFIs
Marque el impacto del tiempo y seleccione una fecha de vencimiento para la respuesta
Busque y filtre las solicitudes de información - según diversos criterios. También es posible combinar los filtros para obtener la solicitud de información que necesita.
Como sistema de software de gestión basado en la nube, Archdesk sabe que las solicitudes de información pueden ser un reto para su negocio (que le cuesta tiempo, dinero y mucha paciencia). También sabemos que al tener la solución adecuada para usted, un sistema de software de gestión de subcontratistas que satisfaga todas sus necesidades, podrá gestionar las solicitudes de información de forma rápida y eficaz.
Anda Alexandra Rosiek
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