16 juillet 2020 6 min de lecture

Comment utiliser l'ERP pour la gestion des documents

 

Les ERP qui intègrent la gestion des documents dans leur solution peuvent vous aider à gagner du temps et de l'argent, et sont plus respectueux de l'environnement grâce à la numérisation de la documentation.

Le système de gestion d'entreprise que vous choisirez ne doit pas seulement être un système de gestion de bout en bout pour votre entreprise, mais aussi un logiciel qui améliore la communication au sein de votre équipe. Il devrait être doté d'un système de gestion des documents intégré. La nouvelle génération de Solution ERP de votre choix doit vous permettre, à vous et à votre équipe, de disposer d'un dépôt central pour les documents, les notes et tout autre fichier lié à votre projet.

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Archdesk, en tant que principal logiciel de gestion de la construction basé sur le cloud, propose une gestion avancée des documents dans le cadre de la solution qu'il offre. Cela permet à votre entreprise de rester organisée et de garder le contrôle, à tout moment, en ayant tous ses documents en un seul endroit accessible. Ces documents peuvent être assignés à un dossier spécifique à un projet, ou peuvent aller dans le dossier principal de l'entreprise. Chaque fichier et dossier peut avoir des droits d'accès spécifiques, classés par département de l'entreprise.

Les avantages de la gestion des documents dans un système ERP

Évolutivité
Une solution ERP de nouvelle génération offrira à votre entreprise un moyen unique de stocker tous les documents en un seul endroit, facilement accessible par toutes les parties intéressées. Toutes les informations sont stockées dans le nuage, de sorte qu'elles sont prêtes à être utilisées à tout moment et en tout lieu, à condition de disposer d'une connexion internet stable. Une solution de gestion de documents appropriée renforcera votre capacité à évoluer, contribuera à votre efficacité et soutiendra votre croissance.

Sécurité et confidentialité
De nos jours, toutes les informations que nous possédons sont stockées en toute sécurité dans le nuageaccessible de n'importe où dans le monde. Chaque utilisateur du système ERP de nouvelle génération se verra accorder un accès à celui-ci, via un lien et un mot de passe uniques. Les droits de l'utilisateur peuvent être attribués en fonction du département dont il fait partie. Les utilisateurs peuvent également enregistrer leurs propres informations dans le système, en définissant les droits d'accès pour un fichier/dossier spécifique.

Gain de temps et d'argent
Un ERP doté de fonctionnalités de gestion documentaire intégrées peut aider votre équipe à gagner du temps (et de l'argent implicitement) en veillant à ce qu'il existe un référentiel unique pour tous les documents liés à un projet spécifique. Cela signifie également moins de papier (y compris le papier, le toner, les frais postaux, les coûts d'impression, etc.) Faites de votre entreprise une entreprise sans papier et devenez plus respectueuse de l'environnement ! Vous ne devez plus perdre de temps à rechercher manuellement certaines données : tout le monde y a accès, et le système de gestion de l'information de l'entreprise (GIS) est en mesure de vous aider. gestion des documents dispose de nombreuses options de recherche (filtres à choisir).

Stockage des données à l'intérieur d'Archdesk :

Référentiel pour chaque employé - où vous pouvez stocker des dossiers/fichiers relatifs à chaque employé : qu'il s'agisse d'accords avec les employés, de formulaires de vérification de l'identité fiscale, de certificats, de copies de permis de conduire, d'évaluations semestrielles/annuelles, de leurs CV, de leurs photos personnelles, etc.

Dépôt pour chaque bien que vous possédez/louez - où vous pouvez stocker des dossiers/fichiers liés à chaque bien (en propriété ou en location) : toute documentation peut être stockée pour chaque bien.

Référentiel pour chaque contact professionnel/individuel - enregistré dans le système - où vous pouvez prendre des notes sur le contact, ajouter des fichiers et vous assurer que vous pouvez accéder à tous les projets attachés à un seul contact.

Dépôt principal (stockage) pour la société - où vous pouvez stocker tous les accords de non-divulgation, les comptes rendus de vos réunions d'affaires, les documents relatifs au plan d'affaires, à la conformité et à la réglementation, les documents relatifs à l'assurance commerciale, etc.

Référentiel pour chaque projet - ouvert à l'intérieur d'Archdesk - notre système ERP est capable de créer une structure de dossiers par défaut pour tous les nouveaux projets, ce qui vous permet de stocker des données spécifiques au projet, de gagner du temps et d'organiser les documents dès le début.

Il est important de garder vos documents en sécurité, organisés, accessibles en toute sécurité et disponibles à tout moment. Avec l'aide d'un logiciel de gestion de construction basé sur le cloud, comme Archdesk, vous pouvez facilement organiser vos données, et les garder en sécurité et en ordre dans le cloud - ce qui rend l'accès beaucoup plus facile et plus simple qu'avec des tonnes de dossiers papier, de pendentifs et de disques que vous devez passer au crible.

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour en savoir plus sur cette solution ! Nous sommes là pour vous aider à prendre les meilleures décisions pour votre entreprise.

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2022-05-20 08:09:10