24 novembre 2020 4 min de lecture

Réalisation du projet :

Automatisez vos processus

 

Chaque projet requiert une approche unique. Cependant, certains processus sont reproductibles et communs à de nombreuses entreprises. Est-il possible d'accélérer la réalisation d'un projet tout en gardant le contrôle des processus ? Si oui, comment les logiciels ERP peuvent-ils vous aider à les automatiser ?

À quoi ressemble la réalisation d'un projet ? Planifier le travail, affecter les employés et les actifs, créer des bons de commande, s'occuper de la facturation et, en même temps, contrôler le budget des projets - tout cela en même temps. Quel que soit le domaine dans lequel votre entreprise est spécialisée et quelle que soit sa taille, vous avez forcément eu affaire à au moins certaines parties du processus mentionné. Mais comment les gérer rapidement et avec succès alors que le marché évolue rapidement et de manière imprévisible ? La réponse est assez simple (mais complexe en même temps) : l'automatisation des processus !

Quels sont les avantages ?

Comme vous le pensez probablement, l'automatisation présente de nombreux avantages. Les plus évidents d'entre eux sont :

  • Un meilleur contrôle des processus,
  • Réaction plus rapide aux changements et
  • Augmentation de la productivité.

Mais quels sont les avantages spécifiques de l'automatisation avec Archdesk ?

  • Flux d'informations
    Les informations générées dans le système peuvent être facilement adressées et visibles pour chaque employé de chaque département. Une telle possibilité existe également pour les sous-traitants, et les personnes extérieures à une entreprise. Grâce à cela, les informations importantes peuvent circuler très rapidement d'une personne à l'autre, générant une réaction plus rapide. En conséquence, une entreprise peut bénéficier d'une livraison plus rapide ou de l'achèvement de toutes les tâches avant la date limite.
  • Pas de chaos
    L'automatisation, outre qu'elle génère un flux d'informations plus rapide, aide également l'entreprise à être mieux organisée. Qu'est-ce que cela signifie ? Chaque employé voit sur son tableau de bord les tâches qui lui sont assignées et les informations auxquelles il a accès. Ce qui garantit la visibilité et évite toute distraction pour les membres de l'équipe ! L'accès peut être restreint pour presque tous les processus, ce qui rend le flux d'informations contrôlé et clair.
  • L'automatisation pour toute l'entreprise
    Selon les besoins de l'entreprise et du marché, le processus de livraison du projet peut être automatisé à chaque étape. Le logiciel peut aider à calculer les coûts, à mettre à jour les contacts de la base de données ou à facturer l'entrepreneur. Grâce à cela, tous les processus peuvent être réalisés plus rapidement, et pas seulement une petite partie du projet.

Qu'est-ce qui peut être automatisé dans votre entreprise ?

Il est difficile de mentionner tous les processus au sein des projets qui peuvent être automatisés et de ne pas être submergé par les tonnes de texte et de liens. C'est pourquoi nous voulons ici vous donner une idée de l'automatisation avec Archdesk en montrant les principales étapes de la livraison d'un projet dans les entreprises de construction.


  • 01

    Phase précontractuelle :

    Avant que tout ne commence, nous devons créer un projet sur lequel nous pouvons travailler. Au cours de cette étape, nous pouvons mentionner deux processus essentiels : l'appel d'offres et la demande de renseignements. Si vous vous êtes déjà senti perdu au cours de ces processus, les outils d'Archdesk peuvent vous aider. Grâce à appel d'offresSi vous souhaitez automatiser le processus d'appel d'offres, vous pouvez automatiser certaines parties du processus, comme l'appel d'offres, la soumission et le contrat final. Cela peut accélérer le processus mais surtout vous faire gagner un temps précieux pour les différentes parties du projet.

  • 02

    Phase de pré-construction :

    C'est le bon moment pour planifier l'ensemble du projet : calendrier, budget, ressources, matériaux et bien d'autres choses encore. Dans cette partie, utile peut être l'outil de planification qui vous montre des tableaux de bord avec la situation réelle du projet. Grâce à cela, vous pouvez réagir rapidement à tout changement, comme un retard dans la livraison des matériaux, des employés malades ou des machines en panne.
    De plus, à ce stade, les entreprises doivent acheter tous les matériaux nécessaires au travail. Dans ce cas, l'outil qui peut vous aider est le suivant approvisionnement. Toutes les informations nécessaires, comme les dates de livraison, les paiements et les contrats avec les fournisseurs, sont stockées en un seul endroit, et les factures basées sur les commandes achetées peuvent être générées automatiquement.

  • 03

    Livraison de la construction

    À ce stade, tous les outils mentionnés précédemment vous seront utiles. Cependant, il y a un aspect crucial que nous n'avons pas mentionné plus tôt : les heures de travail de vos employés. Il peut être difficile de suivre correctement ce temps, surtout maintenant que le travail à distance gagne en popularité. Grâce à l'outil outil de feuilles de tempsLes employés peuvent facilement enregistrer leur temps de travail dans le système. Grâce à l'automatisation, le temps est automatiquement calculé pour le salaire, et le système fournit des informations actualisées sur le coût du projet.

  • 04

    Processus de transfert

    À la fin du projet, la seule chose qui compte vraiment est le budget. Quels sont nos coûts ? Sommes-nous dans le budget ? Quels sont les revenus du projet ? Avec le outil de budgétisationvous n'avez plus à vous en soucier. Le budget du projet est mis à jour automatiquement avec chaque dépense. Grâce à cela, vous pouvez vérifier à tout moment la situation financière réelle du projet. En plus de la solution de budgétisation, il convient de mentionner la outil de facturation. Les factures peuvent être générées automatiquement dans le système, et chaque étape de leur traitement est facilement visible dans le système.

  • 05

    Processus de maintenance

    Enfin, l'automatisation peut également concerner toutes les opérations liées au support. Vous trouverez ici des outils tels que RFIs ou Formulaires personnalisés. Utile est aussi le outil de gestion des documents. Il stocke toutes les informations et tous les documents nécessaires en un seul endroit, accessible à tout moment et en tout lieu.

  • Comme vous pouvez le constater, presque toutes les parties de la réalisation d'un projet peuvent être automatisées. Ici, nous n'en avons mentionné que quelques-unes, mais si vous voulez en savoir plus sur les outils automatisés - les outils de gestion de projet - nous vous invitons à les consulter. consultez notre page Solutions. Cela peut sembler effrayant au premier abord, mais les systèmes automatisés sont sans aucun doute l'avenir de la construction. Il est essentiel de s'adapter dès maintenant à cette nouvelle réalité - ou de prendre le risque de se laisser distancer par la concurrence.

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