13 de agosto de 2020 4 minutos de lectura

Cómo acelerar y automatizar su proceso de licitación

 

La nueva generación de ERP le ayuda a elegir a la persona adecuada para el trabajo en un abrir y cerrar de ojos. Automatice su proceso de licitación y tenga todos los detalles en un solo repositorio, facilitando su trabajo.

En el mercado hay una gran variedad de sistemas ERP -de gestión de proyectos- que ofrecen distintas soluciones. Así que cómo se puede elegir ¿qué es lo que mejor se adapta a sus necesidades? Mirándose bien en el espejo. ¿Necesita una plataforma centralizada que le permita acelerar y automatizar su proceso de licitación? ¿Desea que todos los datos de los proveedores y subcontratistas estén disponibles en un solo lugar? Si es así, ha llegado al lugar adecuado: Archdesk le proporciona múltiples soluciones que pueden adaptarse a las necesidades de su empresa.

Métodos de licitación en el sector de la construcción

El proceso de licitación sigue más o menos la misma idea: digamos que una organización/persona necesita un producto/servicio y quiere encontrar un tercero que se lo proporcione. Se inicia un proceso de licitación. El problema es: ¿cómo elegir al mejor para hacer el trabajo?

Los 2 métodos más comunes de licitación en la construcción son:

licitación selectiva en una sola etapa o

licitación selectiva en varias fases

Ambos métodos implican la invitación a presentar ofertas a las empresas que figuran en una lista preaprobada o ad hoc, elegidas por cumplir normas específicas en criterios generales como la capacidad financiera, la experiencia, la capacidad y el cumplimiento.

El proceso de licitación en ARCHDESK

Las empresas que busquen el proveedor adecuado, publicarán una "Invitación a licitar". Esto puede ayudar a encontrar tanto a los subcontratistas como a los proveedores. Pero, ¿es útil contar con un ERP de última generación? Eso depende de si lo que busca es ahorrar tiempo y dinero. Si la respuesta es afirmativa, he aquí cómo Archdesk puede ayudarle en el camino.

1.Gestión de proyectos y licitaciones

Digamos que tiene el presupuesto de su proyecto y ha creado un presupuesto para el proyecto que desea iniciar. Una vez creado el presupuesto dentro del sistema, Archdesk le ayudará a automatizar el proceso de licitación. Todo lo que tendrá que hacer es seleccione los artículos para los que desea crear una licitación y seguir con el proceso.

A continuación viene el establecimiento de los criterios de evaluación para el proceso de licitación. Con el fin de ayudarle a seleccionar el mejor proveedor para su licitación, Archdesk le permite asignar valor a diferentes criterios en función de los cuales se calificarán las ofertas de licitación. Por ejemplo:

-

Garantía: cuánto tiempo están en garantía los elementos contratados

-

Precio: cuanto más bajo, mejor

Puede crear nuevos criterios o importarlos de una lista predefinida.

Esto permite al sistema comparar todas las ofertas entrantes y ordenarlas en función de la cantidad de puntos que reciben. Una vez que tenemos los criterios establecidos, es hora de empezar a licitar.

2. Proceso de licitación:

Archdesk le permite añadir participantes simplemente seleccionándolos de su base de datos existente. Una vez configurada la licitación y seleccionados los participantes, el sistema enviará las invitaciones por usted.

Licitación
Archdesk le permite crear una plantilla de invitación personalizada a la licitación que todos los participantes seleccionados recibirán al mismo tiempo. Las invitaciones incluirán un paquete de licitación: formularios de contrato, documentos de precios, dibujos de diseño, carta de invitación personalizada, etc. Gracias a las plantillas propias utilizadas por Archdesk, todas las ofertas de licitación recibidas paquetes dejará que el sistema los compare automáticamente y los evalúe en función de la criterios de evaluación, dejando unos pocos seleccionados para que elijas.

Presentación
Como respuesta a la licitación, los proveedores presentarán sus documentos de licitación en bloque (paquete).

Es entonces cuando recibirá las ofertas y las añadirá al sistema (seleccionando la opción ''Añadir oferta''). Archdesk le permite crear la oferta manualmente, importar la oferta desde un archivo o crear una oferta personalizada (una versión alternativa).

El sistema calculará automáticamente el ganador con el mayor número de puntos, sin embargo, la elección final a quién de los mejores ofrecer la licitación será suya. Si es necesario, puede enviar una solicitud de revisión de la oferta a todos o sólo a los proveedores seleccionados para obtener cualquier información adicional a través del sistema.

Negociaciones de licitación
Una vez adjudicada la licitación, puede celebrar un reunión de liquidación de la licitación. A continuación, podrá aclarar cualquier aspecto pendiente del contrato y, en caso de que sea necesario realizar alguna modificación (y probablemente lo sea), podrá presentarla en el ajuste del pliego de condiciones.

Ejecución del contrato
Tan pronto como se acuerda el contrato y se firma por todas las partes, la licitación ha llegado a su fin. Gracias a las sencillas capacidades de creación de documentos financieros de Archdesks, podrá empezar a crear sus órdenes de compra basadas en la licitación adjudicada.

Archdesk le ayuda a crear documentos financieros basados en la base de datos de contactos, presupuestos, ofertas, pedidos y facturas, así como a enviarlos directamente a los proveedores y clientes, minimizando la cantidad de trabajo manual y las posibilidades de que se produzcan errores humanos.

Gracias a la comprensión del proceso de licitación y a las soluciones propias de Archdesk, podrá automatizar el largo proceso de licitación, minimizar los sesgos y mantener todos sus datos conectados y en un solo lugar. Al definir las reglas, los detalles y adjuntar toda la información necesaria, el sistema le ayudará a elegir a los mejores proveedores para el trabajo. Una vez que los ganadores se lleven el botín, el sistema le ayudará a pasar sin problemas al proceso de contratación. Una parte más de la gestión de proyectos facilitada por Archdesk.

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